Office Coordinator - Teamassistent:in (m/w/d) – Investmentumfeld | München

Du bist die erste Anlaufstelle, behältst auch bei hohem Besucheraufkommen den Überblick und sorgst im Hintergrund dafür, dass alles rundläuft? Du liebst Struktur, Service und ein professionelles Umfeld mit internationalem Touch? Dann könnte diese Position genau Dein nächster Karriereschritt sein. Für eine etablierte Investmentgesellschaft mit Sitz in München suchen wir eine souveräne Persönlichkeit als Empfangs- und Teamassistenz (m/w/d), die Repräsentation und Organisation gleichermaßen lebt.

Als erste Ansprechperson bist du Dreh- und Angelpunkt für Organisation, Koordination und Kommunikation. Gemeinsam mit einer Kollegin stellst du effiziente Abläufe im Team sicher und repräsentierst das Unternehmen nach außen.

• Du steuerst zusammen mit einer weiteren Kollegin den gesamten Empfangsbereich und bist zentrale Ansprechperson für Mitarbeitende, Geschäftspartner sowie nationale und internationale Gäste. Dabei repräsentierst du das Unternehmen professionell und serviceorientiert nach außen
• Im Bereich Event- und Veranstaltungsorganisation planst und koordinierst du interne Meetings, Workshops und kleinere Veranstaltungen. Du kümmerst dich um Raumplanung, technische Ausstattung, Abstimmung mit Catering-Dienstleistern und sorgst für einen reibungslosen Ablauf
• Du verantwortest administrative Kernprozesse wie den zentralen Posteingang und -ausgang, betreust das zentrale E-Mail-Postfach und koordinierst Kurier- sowie Paketservices
• Die Termin- und Reiseorganisation für das Team liegt ebenfalls in deinem Aufgabenbereich – von der Buchung über die Abstimmung bis zur vorbereitenden Reisekostenabrechnung
• Im Office Management übernimmst du das Bestellwesen für Büro- und Verbrauchsmaterialien und stellst eine strukturierte Verwaltung sowie ausreichende Verfügbarkeit sicher
• Du koordinierst externe Dienstleister, Hausverwaltung und Handwerksfirmen, überwachst Wartungs- und Fristenpläne und unterstützt im Rahmen des Facility Managements
• Darüber hinaus wirkst du aktiv an administrativen und organisatorischen Prozessen mit und trägst zu einem effizienten Informations- und Kommunikationsfluss im Unternehmen bei

Dein Profil – Servicekompetenz mit administrativer Stärke

• Du verfügst über eine abgeschlossene kaufmännische Ausbildung, eine Ausbildung im Hotelfach oder eine vergleichbare Qualifikation – idealerweise mit Erfahrung im gehobenen Service oder im professionellen Empfangsumfeld
• Du hast bereits praktische Erfahrung im administrativen Bereich gesammelt, z. B. im Office Management, in der Assistenz oder im Front Office, und bewegst dich sicher im Umgang mit unterschiedlichen Ansprechpartnern und Situationen
• Du überzeugst durch ein souveränes, freundliches und verbindliches Auftreten. Empathie, Diskretion und ein ausgeprägtes Qualitätsbewusstsein sind für dich selbstverständlich
• Deine Deutschkenntnisse sind verhandlungssicher, Englisch beherrschst du fließend in Wort und Schrift – auch im internationalen Geschäftsumfeld kommunizierst du professionell und sicher
• Organisationsstärke, sehr gutes Zeitmanagement und eine strukturierte, sorgfältige Arbeitsweise zeichnen dich aus. Auch bei mehreren parallelen Aufgaben behältst du den Überblick und arbeitest lösungsorientiert
• Du bist hands-on, packst aktiv mit an und hast Freude an einer vielseitigen Tätigkeit zwischen Empfang, Administration und organisatorischer Verantwortung
• Der sichere Umgang mit MS Office ist für dich selbstverständlich. Ein gutes Auge fürs Detail rundet dein Profil ab

Das erwartet Dich

• Eigenverantwortliche Position mit Gestaltungsspielraum und abwechslungsreichen Aufgaben
• Modernes, professionelles Arbeitsumfeld mit hochwertiger Ausstattung in zentraler Lage
• Individuelles Weiterbildungsbudget
• Angebote für Gesundheit und Work-Life-Balance (z. B. Sport- und Fitnessmöglichkeiten)
• Wertschätzende Unternehmenskultur mit professionellem Anspruch und offener Kommunikation

Interesse geweckt?

Dann freuen wir uns auf Deine Bewerbung!

Cornelia Murer ALIKE Consulting cm@alike-consulting.de

• 49 176 7093 5395

Über ALIKE Consulting

ALIKE Consulting ist spezialisiert auf die Vermittlung von Positionen in den Bereichen Assistenz, Empfang und Office Management – im Professional-Services-Umfeld, vom internationalen Konzern bis zum erfolgreichen Mittelstand in München und Frankfurt.

Wir bringen Menschen in Positionen, die wirklich zu ihnen passen.

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Bereitgestellt in Kooperation mit der Bundesagentur für Arbeit.