Organisationstalent mit Serviceorientierung gesucht Sie sind gerne erste Ansprechperson und behalten auch im Trubel den Überblick? Sie mögen Struktur, unterstützen Ihr Team im Hintergrund – und sorgen gleichzeitig für einen professionellen ersten Eindruck? Dann freuen wir uns auf Sie.

Ihre Aufgaben:

Ihre Aufgaben am Empfang

• Erste Anlaufstelle für Besucher*innen, Mitarbeitende und externe Partner
• Steuerung der zentralen Kommunikation (Telefonzentrale, E-Mail-Postfächer und Posteingang)
• Koordination von Bestellungen sowie Abstimmung mit internen und externen Dienstleistern
• Organisation und Begleitung von Terminen, Besprechungen und internen Veranstaltungen
• Unterstützung des Teams bei allgemeinen administrativen und organisatorischen Aufgaben im Tagesgeschäft

Ihre Aufgaben in der Rechtsabteilung

• Organisation des Sekretariats, Führen/Überwachen des Kalenders und Fristen, Organisation der Akten und Aktenführung
• Vorbereitung, Organisation und Nachbereitung von Terminen und Besprechungen
• Unterstützung bei Korrespondenz, Dokumentation, Schriftverkehr und Präsentationen nach Vorlage
• Pflege der Vertragsdatenbanken
• Unterstützung bei der Kommunikation/Abstimmung mit internen Fachabteilungen, Behörden und externen Stellen
• Übernahme von Aufgaben beim Forderungsmanagement

Ihr Profil:

• Abgeschlossene kaufmännische Ausbildung (z. B. Rechtsanwaltsfachangestellte/r, Justizfachangestellte/r, Bürokaufmann/-frau) oder vergleichbare Qualifikation
• Fundierte, mehrjährige Berufserfahrung in Assistenz-, Empfangs- oder juristischen Tätigkeitsfeldern
• Hands-on-Mentalität – Sie sehen, was zu tun ist, und packen mit an
• Sehr gute kommunikative und organisatorische Fähigkeiten sowie eine strukturierte Arbeitsweise
• Diskretion und Sensibilität im Umgang mit vertraulichen Informationen
• Eine ausgeprägte Service- und Dienstleistungsorientierung sowie freundliches und professionelles Auftreten
• Sie haben ein gutes Gespür dafür, sich neue Themen eigenständig und mit Freude anzueignen
• Ausgezeichnete Deutschkenntnisse
• Flexibilität und gutes Selbstmanagement

Bereitgestellt in Kooperation mit der Bundesagentur für Arbeit.