Executive Assistant (m/w/d)

KLN Logistics Group ist ein globaler 3PL-Dienstleister mit Sitz in Hongkong und einem umfangreichen Netzwerk in Asien. Kernkompetenz des Unternehmens sind maßgeschneiderte Logistiklösungen für multinationale Konzerne und internationale Marken. Zurzeit ist KLN Logistics Group global in 59 Ländern, darunter in Deutschland mit vier Niederlassungen vertreten.

Wir suchen zum nächstmöglichen Zeitpunkt in Vollzeit für unseren Standort in Raunheim einen Executive Assistant (m/w/d).

• Projekt- und Informationsmanagement
• Enge und vertrauensvolle Zusammenarbeit mit dem Management-Team sowie zentralen Schlüsselfunktionen des Unternehmens
• Strukturierte Aufbereitung von Informationen, inklusive Protokollführung, sowie Erstellung fundierter Entscheidungsgrundlagen in enger Abstimmung mit relevanten Schnittstellen
• Proaktive Identifikation von Prioritäten sowie Nachverfolgung von Maßnahmen
• Unterstützung bei der Erstellung von Präsentationen, Recherchen, internen Analysen und bei Sonderprojekten
• Executive Support
• Professionelle, vorausschauende Terminplanung sowie Vorbereitung, Koordination und Nachbereitung interner und externer Meetings (z. B. Videokonferenzen, Offsites, Townhalls)
• Souveräne Priorisierung von Terminanfragen unter präziser Einschätzung von Relevanz und Dringlichkeit
• Erste Ansprechperson für interne und externe Stakeholder mit stets professionellem Auftreten
• Sicherstellung, dass der Managing Director jederzeit optimal vorbereitet, informiert und arbeitsfähig ist
• Travel- Event- und Ausgabenmanagement
• Koordination nationaler und internationaler Dienstreisen unter Einhaltung interner Richtlinien
• Organisation und Begleitung von Veranstaltungen sowie Management-Formaten
• Verantwortung für die vollständige, korrekte und fristgerechte Abwicklung von Spesen und Auslagen über das Abrechnungstool Expensya

• Mehrjährige Erfahrung als Executive Assistant oder in vergleichbarer Rolle in einem komplexen bzw. internationalen Umfeld
• Exzellente Organisations‑, Priorisierungs‑ und Kommunikationsfähigkeit sowie souveränes Stakeholder-Management
• Hohe Integrität, absolute Diskretion und sehr selbstständige, strukturierte Arbeitsweise mit Hands-on-Mentalität
• Sehr gute Deutsch- und Englischkenntnisse sowie sicherer Umgang mit MS 365, gängigen Kollaborations- und Projektmanagement-Tools
• Belastbar, flexibel und jederzeit souverän im Umgang mit dynamischen Anforderungen

• Unbefristetes Arbeitsverhältnis in einem zukunftssicheren Unternehmen mit Innovationskraft und Stabilität
• Hybrides Arbeitsmodell mit bis zu 50% Remote
• Flexible Arbeitszeitmodelle zur individuellen Zeitgestaltung
• Spannende Weiterbildungsangebote an unserer KLN Academy
• Entgeltumwandlung und Arbeitgeberzuschuss zur betrieblichen Altersvorsorge
• EGYM Wellpass für vergünstigten Zugang zu zahlreichen Fitness- und Gesundheitsangeboten
• Givve Card für einen monatlichen steuerfreien Sachbezug zur freien Verfügung
• Corporate Benefits
• Job Rad
• Kostenlose Getränke und gesunde Snacks

Werden Sie Teil eines Teams, das Dynamik, Zusammenarbeit und Vielfalt lebt. Als Unterzeichner der Charta der Vielfalt setzen wir uns aktiv für ein offenes und wertschätzendes Miteinander ein!

Sie sind interessiert?

Wir freuen uns auf Ihre Bewerbung!