Im Institut für Funktionale Materialien für Nachhaltigkeit suchen wir zum frühestmöglichen Zeitpunkt eine Assistenz (m/w/d) der Institutsleitung bilingual - Deutsch/Englisch - zunächst befristet auf 2 Jahre. Dies ist eine Teilzeitstelle am Campus Teltow mit 25-30 Stunden/Woche, teilweise zuständig auch für das zweite, hier ansässige Institut für Aktive Polymere.

Chancengleichheit ist wichtiger Bestandteil unserer Personalpolitik.

Ihre Aufgaben

Organisatorische und administrativ-kaufmännische Tätigkeiten für das gesamte Institut und als Assistenz für die Institutsleitung in Englisch und Deutsch:

• interne und externe Korrespondenz in deutscher und englischer Sprache
• Kalenderpflege für die Institutsleitung
• Zusammenstellung von Entscheidungsvorlagen inkl. der Sicherstellung der Zuarbeiten
• eigenständige Organisation von Dienstreisen (auch international) für die Institutsleitung inkl. der Einholung von Visa etc. sowie der Abwicklung der Reisekostenabrechnung gem. Bundesreisekostengesetz (BRKG)
• Pflege des Abwesenheitskalenders der Institute (inkl. interner Krank- und Gesundmeldungen)
• Unterstützung der Institutsleitung bei Personalvorgängen (inkl. der Bearbeitung des Zugangsprozesses für Betriebsfremde)
• Organisation von Veranstaltungen (national und international) gemäß geltendem Vergaberecht
• Bürobedarfs- und Bewirtungsmanagement (inkl. Beschaffung)
• andere administrative Aufgaben könnten je nach Anfall übertragen werden

Ihr Profil

• erfolgreich abgeschlossene Ausbildung zur/zum Fremdsprachensekretär/in
• einschlägige Berufserfahrung, gerne im internationalen Umfeld. Erfahrungen im wissenschaftlichen Sektor oder der öffentlichen Verwaltung sind von Vorteil
• sehr gute Englischkenntnisse in Wort und Schrift
• sehr gute Microsoft-Office-Kenntnisse (Word, Excel, PowerPoint)
• systematische, zielorientierte und selbständige Arbeitsweise
• hervorragende Organisationsfähigkeit, auch in Zeiten hohen Arbeitsanfalls
• erfolgreiche/r und vorausschauende/r Kommunikator/in
• souveränes, serviceorientiertes und freundliches Auftreten
• hohes Maß an Verantwortungsbewusstsein und Diskretion
• hohe Einsatzbereitschaft und Teamfähigkeit

Für weitere Auskünfte wenden Sie sich bitte an Frau Benner (Sabine.Benner@hereon.de).

Wir bieten Ihnen

• eine spannende und abwechslungsreiche Aufgabe in einem Forschungszentrum mit rund 1.000 Beschäftigten aus mehr als 60 Nationen
• einen gut angebundenen Forschungscampus (ÖPNV‑Bus) und beste Möglichkeiten zur Vernetzung
• individuelle Möglichkeiten zur Weiterbildung
• Sozialleistungen nach dem Tarifvertrag des öffentlichen Dienstes und Vergütung bis zur Entgeltgruppe 8 nach TV EntgO Bund
• eine hervorragende technische Infrastruktur und eine moderne Arbeitsplatzausstattung
• 6 Wochen Urlaub im Jahr; Betriebsferien zwischen Weihnachten und Neujahr
• sehr gute Vereinbarkeit von Privat- und Berufsleben; Angebote von mobiler und flexibler Arbeit
• familienfreundliche Unternehmenspolitik mit Kinderbetreuungsangeboten, z. B. Eltern-Kind-Zimmer
• kostenloses Employee Assistance Program (EAP)
• Corporate Benefits

Schwerbehinderte und diesen gleichgestellte behinderte Menschen werden bei gleicher Eignung im Rahmen der gesetzlichen Bestimmungen bevorzugt berücksichtigt.

Haben wir Ihr Interesse geweckt?

Wir freuen uns auf Ihre aussagekräftigen Bewerbungsunterlagen (Anschreiben, Lebenslauf, Zeugnisse, Urkunden etc.) unter Angabe der Kennziffer 2025/WG 1 bis zum 07.08.2025.

Bereitgestellt in Kooperation mit der Bundesagentur für Arbeit.