Zuständigkeiten

• Unterstützung der Bereichsleitung sowie der zugehörigen Programmbereiche am Standort Ulm
  
• Eigenständige Planung, Koordination und Durchführung administrativer Aufgaben wie Beschaffung von Büromaterial und IT sowie Verwaltung der Besprechungsräume
  
• Organisation, Durchführung und Nachbereitung von Besprechungen und Veranstaltungen einschließlich Protokollführung
  
• Planung, Buchung und Abrechnung von Dienstreisen im In und Ausland
  
• Entgegennahme und Weiterleitung von Telefonaten
  
• Bearbeitung eingehender Post und E Mails
  
• Empfang und Betreuung von Gästen
  
• Abwicklung des Bestellwesens sowie Kontrolle von Rechnungen und Leistungen
  
• Erstellung und Pflege von Projektdokumentationen und Reportings
  
• Vertretung anderer Assistenzfunktionen innerhalb des Bereichs
  

Anforderungen

• Abgeschlossene kaufmännische Berufsausbildung oder eine vergleichbare Qualifikation
  
• Berufserfahrung in einer ähnlichen Assistenzfunktion
  
• Gute Kommunikationsfähigkeiten, um den Informationsfluss sicherzustellen
  
• Hohes Maß an Verantwortungsbewusstsein, Belastbarkeit und Organisationstalent
  
• Gute Kenntnisse in MS Office
  
• Verhandlungssichere Deutsch und Englischkenntnisse
  
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