Wer Ordnung liebt, den Überblick behält und Freude daran hat, Teams den Rücken frei zu halten, ist hier genau richtig! Für unseren Kunde im Großraum Ulm suchen wir eine engagierte Persönlichkeit als Mitarbeiter im Sekretariatsbereich (m/w/d). In dieser vielseitigen Rolle sind Sie das organisatorische Herz des Unternehmens: Sie koordinieren Termine, unterstützen Projekte und sorgen dafür, dass im Büro alles rundläuft. Wenn Sie gerne Verantwortung übernehmen und aktiv mitgestalten wollen, freuen wir uns auf Ihre Bewerbung! Die Stelle ist im Rahmen der Arbeitnehmerüberlassung zu besetzen.

Ihre Aufgaben

• Umfassende administrative Sekretariatsbetreuung, einschließlich Beschaffung von Büro- und IT-Material, Verwaltung von Besprechungsräumen und Bestellung von Mobiliar
• Koordination, Vereinbarung und Nachverfolgung von Terminen nach definierten Prozessen
• Planung, Buchung und Abrechnung von Dienstreisen gemäß betrieblichen Richtlinien
• Entgegennahme und Weiterleitung von Telefonaten sowie strukturierte Bearbeitung eingehender Post und E-Mails
• Empfang, Betreuung und Bewirtung von Gästen
• Vorbereitung und Zusammenstellung von Unterlagen entsprechend Absprachen
• Vertretung anderer Assistenzbereiche sowie Umsetzung kleiner Verbesserungsprojekte nach klar definierten Vorgaben

Ihr Profil

• Abgeschlossene kaufmännische Berufsausbildung oder vergleichbare Qualifikation
• Mindestens 3 Jahre Berufserfahrung im Sekretariats- oder Assistenzbereich
• Sehr gute MS-Office-Kenntnisse
• Verhandlungssicheres Deutsch und gute Englischkenntnisse
• Sehr gute kommunikative Fähigkeiten in der bereichsübergreifenden Zusammenarbeit
• Selbstständige und strukturierte Arbeitsweise sowie hohe Koordinations- und Integrationsfähigkeit
• Ausgeprägtes Durchsetzungsvermögen, Verantwortungsbewusstsein und Organisationstalent

Bereitgestellt in Kooperation mit der Bundesagentur für Arbeit.