Für das Präsidialbüro der Zentralen Universitätsverwaltung suchen wir eine/n

Sachbearbeiter/in (m/w/d) Schwerbehinderte und diesen gleichgestellte Menschen werden bei entsprechender Eignung vorrangig eingestellt.

Für uns zählen Ihre Kenntnisse, Fähigkeiten und Stärken. Deshalb ist jede Person unabhängig von Merkmalen wie z. B. Geschlecht, Alter und Herkunft oder

einer evtl. Behinderung an der Universität willkommen.

Vollzeitstellen sind grundsätzlich teilbar.

Ihr Profil:

• Sie haben ein abgeschlossenes Hochschulstudium (Bachelor) in einem verwaltungs- oder rechtswissenschaftlichen Studiengang (z.B. Public Management, Verwaltungswissenschaften,

Rechtswissenschaften)

• Sie verfügen idealerweise über berufliche Erfahrung in organisatorischen, koordinierenden und prozessbezogenen Tätigkeiten in der Hochschul- oder öffentlichen

Verwaltung, vorzugsweise in der Gremienarbeit, und interessieren sich für eine Tätigkeit im wissenschaftlichen Umfeld

• Sie arbeiten strukturiert, selbstständig und zuverlässig und behalten auch bei parallelen Aufgaben den Überblick
• Sie sind kommunikativ und sicher im mündlichen wie schriftlichen Austausch mit verschiedenen Organisationseinheiten und Leitungsebenen
• Sie können idealerweise Erfahrung in der Vor- und Nachbereitung von Sitzungen sowie in der Protokollführung vorweisen
• Sie besitzen sehr gute Kenntnisse im MS-Office-Bereich und in den gängigen Anwendungsprogrammen für digitale Arbeits- und Sitzungsformate (z.B. Zoom, CloudStore)
• Sie zeichnen sich durch ein sehr hohes Maß an Diskretion, Verantwortungsbewusstsein und Serviceorientierung aus
• Sie bleiben offen, kommunikativ und zugewandt, auch bei kurzzeitig hoher Arbeitsbelastung
• Sie besitzen sehr gute deutsche Sprachkenntnisse in Wort und Schrift (C2)
• Sie sind bereit, Ihre Arbeitszeit für die Sitzungstermine flexibel einzuteilen

Ihre Aufgaben:

• Sie übernehmen die Organisation und Koordination der Präsidiumssitzungen der Universität Ulm und tragen die Prozessverantwortung für den Prozess "Präsidiumssitzung"
• Sie koordinieren, sammeln, prüfen und strukturieren die eingehenden Tagesordnungspunkte und erstellen die Tagesordnung
• Sie führen die Korrespondenz mit den Dezernaten, zentralen Einrichtungen und weiteren Organisationseinheiten
• Sie organisieren die Sitzungsunterlagen und sind verantwortlich für die Protokollführung, Protokollerstellung und Beschlussaufbereitung
• Sie analysieren, gestalten und entwickeln den universitären Kernprozess "Präsidiumssitzung" weiter
• Sie entwickeln effiziente, transparente und standardisierte Prozessstrukturen und begleiten die Digitalisierung des Sitzungsprozesses
• Sie arbeiten am Jahresbericht des Präsidenten mit
• Sie übernehmen die Protokollführung für die Senatskommission "Verantwortung in der Wissenschaft"

Wir bieten:

• Interessante und abwechslungsreiche Tätigkeiten
• Eine freundliche Arbeitsatmosphäre
• Familienfreundliche und flexible Arbeitszeiten mit den Vorteilen des öffentlichen Dienstes
• Einen Zuschuss zum Jobticket für den öffentlichen Nahverkehr

Die Universität Ulm und was wir bieten:

stellen-portal https://www.uni-ulm.de/stellen-portal

Nutzen Sie die Chance und gestalten Sie mit uns die Universität!

Bereitgestellt in Kooperation mit der Bundesagentur für Arbeit.