Die Diözese Rottenburg-Stuttgart sucht für das Sekretariat der Katholischen Hochschulgemeinde (KHG) in Ulm zum nächstmöglichen Zeitpunkt

eine Verwaltungskraft (w/m/d)

in Teilzeit mit 33,3% (ca. 13 Std.) einer Vollbeschäftigung

Im Verantwortungsbereich der Katholischen Hochschulgemeinde (KHG) Ulm liegen die Universität Ulm und die Technische Hochschule Ulm; dazu kommt die Mitbetreuung der Hochschule Neu-Ulm. Studierenden und Mitarbeiter:innen der genannten Hochschulen bieten wir unter anderem geistliche und gesellschaftsrelevante Angebote und Programm, welche wir gemeinsam mit Interessierten konzipieren. Beratung und seelsorgerliche Gespräche, spirituelle Angebote, Unterstützung im finanziellen Bereich und eine lebendige Gemeinschaft brauchen administrative Unterstützung und Verwaltung.

Ihre Aufgaben:

• Verwaltung und Organisation unserer Angebote
• Allgemeine Sekretariatsaufgaben und Unterstützung der Leitung
• Telefondienste und Publikumsverkehr sowie Erteilung von Auskünften, Terminabsprachen und Weitervermittlung
• Datenpflege im internen Verwaltungsprogramm
• Abrechnungen, Kassenverwaltung und ggf. Buchführung in Kooperation mit den zuständigen Finanzverwaltungen
• Bearbeitung von Anträgen für finanzielle Unterstützungen
• Assistenz der Leitung in den administrativen Aufgaben des laufenden Tagesgeschäfts
• Öffentlichkeitsarbeit (Flyer, Plakate, Homepage Pflege, Social Media Posting)
• Unterstützung bei Veranstaltungen für die Studierenden

Ihr Profil:

• Berufserfahrung oder Ausbildung als Verwaltungsangestellte
• Kompetenz im Bereich der Büroorganisation
• Gute PC-Kenntnisse (MS-Office) und Sicherheit im Umgang mit dem Internet und Online-Anwendungen
• Freundliche Kommunikation und sicheres Auftreten
• Gute Englischkenntnisse
• Fähigkeit zu flexiblem und selbständigem Arbeiten
• Kooperationsbereitschaft und gute Teamfähigkeit

Unser Angebot:

• Ein interessantes, vielseitiges und verantwortungsvolles Aufgabenfeld
• Mitarbeit in einem engagierten Team
• Die Präsenzzeiten im Büro erfolgen nach Vereinbarung
• Zusätzliche kirchenspezifische Sozialleistungen (Arbeitsbefreiung bei besonderen Anlässen, Ausgleichstage)
• Eine gute technische Ausstattung des Arbeitsplatzes
• Fortbildungsangebote
• Anstellung und Vergütung nach der Arbeitsvertragsordnung der Diözese Rottenburg-Stuttgart (AVO-DRS) und deren Vergütungsordnung, vergleichbar mit dem Tarifvertrag des öffentlichen Dienstes der Länder (TVöD-L). Die Eingruppierung erfolgt in EG 6 gemäß AVO-DRS.

Dienstsitz ist die Geschäftsstelle der KHG Ulm – ein eigenes Büro steht zur Verfügung.

Die Identifikation mit der katholischen Kirche setzen wir voraus. Bewerbungen von Menschen mit Schwerbehinderung werden bei gleicher Eignung bevorzugt berücksichtigt.

Bitte richten Sie Ihre Bewerbung mit den üblichen Unterlagen bis spätestens Sonntag, 11. Januar 2026 per Mail an michael.zips@ulmer-studentengemeinden.de