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Lehre

Für Mitarbeiter*innen

Stadt Wien (Allgemein)

Informationen Dienststelle

Ihr Aufgabengebiet

Sie übernehmen die Abwicklung der administrativen Aufgaben im Sekretariat der Koordinationsbereichsleiter*in/Vizedirektor*innen

Sie übernehmen die Vertretung innerhalb des Assistenzteams

Sie stimmen sich mit dem Assistenzteam der Koordinationsbereichsleiter*innen sowie der Vizedirektor*innen ab

Sie übernehmen die Termin- und Kalenderkoordination und sind verantwortlich für die Organisation, Koordination, Überwachung und Evidenzhaltung von Besprechungen

Sie übernehmen die E-Mail-Organisation, -verwaltung und -bearbeitung sowie die Erledigung der Korrespondenz

Sie übernehmen die Einholung von Stellungnahmen sowie Auskünften

Sie übernehmen die Betreuung der Verwaltungssystemen wie z.B.: E-Recht, SES, etc.

Sie übernehmen administrativ-organisatorische Aufgaben wie Dienstreiseabwicklung und Schulungsorganisation

Sie wirken bei Bedarf in Projekten mit

Ihr Profil

Sie haben eine Reifeprüfung (z.B. HAK, AHS) oder eine gleichwertige Ausbildung absolviert oder eine abgeschlossene Lehre zum Büro- bzw. Immobilienkauffrau/-mann oder Verwaltungsassistenz mit positiver Lehrabschlussprüfung oder eine dem Berufsbild gleichwertigen einschlägigen Ausbildunginklusive 6 Jahre facheinschlägige Berufserfahrung

Sie legen die Dienstausbildung für "Verwaltung/Administration, Sachbearbeitung Spezialisiert" innerhalb der vorgeschriebenen Frist positiv ab

Sie verfügen über mehrjährige Erfahrung als Assistent*in, idealerweise in den Bereichen Personalwesen und Betriebswirtschaft

Sie besitzen sehr gute EDV-Kenntnisse (insb. MS Office, Terminverwaltungssysteme, SAP und Kollaborationssystemen)

Sie haben bereits Erfahrung im Verfassen von Schriftstücken, der Vorbereitung von Präsentationsunterlagen und der Aktenführung

Sie verfügen über mehrjährige Erfahrung in der strukturierten Vorbereitung von Terminen und Meetings sowie in der zuverlässigen und vorausschauenden Termin- und Kalenderkoordination

Sie haben bereits aktiv in Projekten mitgearbeitet, bringen sich engagiert in neue Themenfelder ein und verfügen idealerweise über Erfahrung in der Projektarbeit

Sie bringen Erfahrung in der Postverwaltung sowie der Besprechungsorganisation mit

Sie handeln und agieren selbstständig, vorausschauend und eigenverantwortlich in Ihrem eigenen Wirkungsbereich

Sie bringen Bereitschaft zu Mehrdienstleistungen mit

Sie überzeugen durch hohe soziale Kompetenz

Starten in der Modellstelle: VA_SBA 3/3; W1/6

Erreichen der Ziel-Modellstelle nach 6 Jahren: VA_SBS 1/4; W1/7

Unser Angebot

Unbefristete Anstellung in Vollzeit (40 Wochenstunden)

Es wird Ihnen ein krisensicherer Arbeitsplatz mit einem funktionsbezogenen Gehalt und flexiblen Arbeitszeiten mit der Option auf Homeoffice geboten

Neben umfassenden Weiterentwicklungsmöglichkeiten erwartet Sie ein angenehmes Betriebsklima in einem modern ausgestatteten Bürogebäude mit einer guten öffentlichen Anbindung

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