Office Manager und Assistenz der Geschäftsführung (m/w/d)

Bahn digitalisieren, Transformation begleiten, Fortschritt ermöglichen

Von Infrastruktur bis hin zu Fahrzeugen, wir bei NEXTRAIL sind Spezialisten für die Einführung neuer Technologien in die digitalen Bahnsysteme von morgen. Als Bindeglied zwischen Industrie und Bahnbetreibern unterstützen wir mit unserem breiten Know-how die Durchführung von nationalen und internationalen Zukunftsprojekten. Wir vereinen die Expertise von über 60 Experten aus allen Fachbereichen an den Standorten Berlin, Bern, Braunschweig, Frankfurt, München und Wien. Gemeinsam mit unseren Partnern haben wir mehr als 300 Zukunftsprojekte gemeistert – und dabei soll es nicht bleiben.

Steige ein in deinen Teilzeit-Job mit 20 h/Woche als Office Manager und Assistenz der Geschäftsführung (m/w/d) am Standort in Wien.

Deine Aufgaben

• Das Office Management einschließlich der Verantwortung für die Optimierung interner Abläufe und Prozesse, die Verwaltung von Vertragsdokumenten, die Bestellung und Verwaltung von Büromaterial sowie den (seltenen) Empfang und die Betreuung von Besuchern, Kunden und Geschäftspartnern.
• Die Verantwortung für die strategische Organisation und Priorisierung von Terminen, Meetings und Projekten auf Geschäftsführungsebene. Die proaktive Vor- und Nachbereitung von Entscheidungsvorlagen, Analysen und Präsentationen.
• Die Erstellung von detaillierten Berichten, Statistiken und Geschäftsanalysen zur Unterstützung der Geschäftsführung bei der Entscheidungsfindung.
• Die Prüfung von Reisekostenbelegen sowie Arbeitszeitaufzeichnungen der Mitarbeitenden vor Ort.
• Die Rechnungslegung unserer Projekte sowie die Abwicklung von Zahlungen unseres Rechnungseingangs.

Deine Kompetenzen

• Inzwischen hast du langjährige Berufserfahrung in einer vergleichbaren Position und verfügst idealerweise über grundlegende kaufmännische Kenntnisse.
• Durch deine herausragende Kommunikationsfähigkeit kannst du auf Augenhöhe mit der Geschäftsführung sowie internen und externen Stakeholdern kommunizieren.
• Du besitzt ausgeprägte Fähigkeiten in der Analyse und Aufbereitung von Daten und Informationen, kombiniert mit einer vorausschauenden und lösungsorientierten Denkweise.
• Du verfügst über ausgeprägte organisatorische Fähigkeiten und eine strukturierte, zuverlässige Arbeitsweise.
• Du bist sicher im Umgang mit MS Office und den gängigen Kommunikationsmedien.
• Dank deiner guten Sprachkenntnisse in Deutsch (C1) und Englisch verstehst du dich mit unseren nationalen und internationalen Kunden.

Deine Vorteile

Flexibilität & Familie – Wir legen Wert darauf, dass die Arbeit mit deinen Lebensumständen vereinbar ist.
Mobilität – Wir unterstützen dich mit einem JobTicket oder JobRad auf deinem Arbeitsweg, damit du stressfrei zur Arbeit kommst.
Fort- & Weiterbildung – Wir investieren in deine persönliche und berufliche Entwicklung durch regelmäßige interne und externe Fortbildungen.
Über die weiteren Vorteile können wir gerne in einem persönlichen Gespräch reden!

Wir bieten eine marktkonforme Vergütung mit der Bereitschaft zur Überzahlung, abhängig von Qualifikation, Erfahrung und individuellen Fähigkeiten. Gemäß dem Kollektivvertrag für Angestellte in Information und Consulting beträgt das jährliche Bruttogehalt bei einer Vollzeitbeschäftigung 52.005,10 €. Das tatsächliche Gehalt orientiert sich an deiner beruflichen Erfahrung und wird im Rahmen des Einstellungsgesprächs individuell festgelegt.