Sie sind ein Organisationstalent mit einer Leidenschaft für Kultur und Verwaltung?
Dann freuen wir uns über Ihre Onlinebewerbung!

Kunsthalle Wien ist die zentrale Institution der Stadt Wien für zeitgenössische Kunst. An ihren Standorten im Museumsquartier und am Karlsplatz präsentiert sie alljährlich Ausstellungen sowie Veranstaltungs- und Vermittlungsformate für ein diverses Publikum. Unser Kunde gibt Neuproduktionen in Auftrag und arbeitet mit lokalen wie internationalen Kunstschaffenden und Institutionen zusammen, um Ausstellungen und Publikationen auf der Grundlage von neuer Forschung zu entwickeln und somit Künstler*innen eine Plattform zu bieten. Mit dieser Arbeit möchte unser Kunde einen umfassenden Raum für Austausch und Diskussion bieten und den Diskurs über zeitgenössische Kunst in all ihren Formen fördern.

Die Stadt Wien Kunst GmbH fungiert als Trägergesellschaft und als organisatorisches Dach für die Institutionen Atelierhaus Wien, FOTO ARSENAL WIEN, Kunsthalle Wien und Kunst im öffentlichen Raum Wien sowie die Festivals Foto Wien und Vienna Digital Cultures.

Ihr Aufgabengebiet:

• Mitarbeit und Unterstützung der künstlerischen Leitung in allen organisatorischen Aufgabenbereichen
• Ansprechperson (Liason-Person) für interne und externe Stakeholder in Bezug auf organisatorische Belange der künstlerischen Leitung
• Termin-Management: Planung und Koordination sämtlicher interner und externer Meetings, Workhops, Präsentation etc. der künstlerischen Leitung in enger Abstimmung mit sämtlichen Fachabteilungen der Stadt Wien Kunst GmbH
• Meeting-Management: Konzeption und Aufbereitung von Materialien sowie die Vor- und Nachbereitung (bspw. Tagesordnung und Protokollführung) sämtlicher Meetings, Workshops, Präsentation etc. der künstlerischen Leitung auf Basis der betriebsinternen Richtlinien
• Telefonie: proaktive Planung und Organisation der Telekommunikation der künstlerischen Leitung
• Korrespondenz: proaktive Mitarbeit bei der Aufbereitung und Ausführung der internen sowie externen digitalen sowie Printkommunikation
• Berichtwesen: eigenverantwortliche Planung, Organisation sowie Ausführung des internen sowie externen Berichtswesen in enger Abstimmung mit Geschäftsführung sowie weiteren Fachabteilungen der Stadt Wien Kunst GmbH
• Dienstreisen: proaktive Planung, Organisation, Abrechnung und Dokumentation sämtlicher Dienstreisen u.ä. Anlässe ausschließlich der künstlerischen Leitung auf Basis der Richtlinien der Stadt Wien Kunst GmbH
• Kreditkarten: Verwaltung und Abrechnung der Kreditkartenprozesse betreffend die künstlerische Leitung auf ausschließlicher Basis der Richtlinien der Stadt Wien Kunst GmbH
• Verwaltung des Vertragsmanagements der künstlerischen Leitung unter Verwendung des dafür
  vorgesehenen Softwareprogrammes

Ihr Profil (inkl. gewünschte Qualifikationen):

• Starke Verbundenheit mit zeitgenössischer Kunst und Kultur
• Abgeschlossene, fachspezifische Ausbildung bzw. einschlägige, mehrjährige Berufserfahrung im Bereich Assistenz
• Ausgezeichnetes Ausdrucksvermögen in Wort und Schrift (Deutsch und Englisch)
• Souveräner Umgang mit den gängigen Office-Programmen (MS Office)
• Hohe soziale Kompetenz und ausgeprägte Teamfähigkeit
• Kommunikative und positive Persönlichkeit, die gerne eigenverantwortlich agiert
• Selbstständige, strukturierte, genaue und termingerechte Arbeitsweise
• Sehr gute organisatorische Fähigkeiten und persönliches Zeitmanagement
• Bereitschaft für zügige und fundierte Entscheidungsfindung
• Diskretion und Loyalität der Institution gegenüber

Allgemeine Informationen:

Die Stadt Wien Kunst GmbH ist ein Tochterunternehmen der Stadt Wien und bietet in diesem Kontext Sicherheit und Stabilität. Die inhaltlich-programmatischen Unternehmensaufgaben und die internationale Ausrichtung ermöglichen es, sich mit aktuellen und nachhaltigen Themen zu beschäftigen und gleichzeitig in einem kreativen Netzwerk zu arbeiten und sich weiterzuentwickeln. Unser Kunde bietet eine spannende und abwechslungsreiche Tätigkeit in einem sinnstiftenden Aufgabenfeld.

Wir ermutigen Menschen jeder Herkunft, jeden Geschlechts, jeden Alters, jeder Religionszugehörigkeit und sexuellen Orientierung, sich bei uns zu bewerben.

• Dienstort: Kunsthalle Wien, Museumsquartier, 1070 Wien
• Vertrags-/Dienstbeginn: ehestmöglich
• Dauer: unbefristet
• Beschäftigungsausmaß: Vollzeit/40 Stunden
• Arbeitszeit: Montag bis Freitag
• Gleitendes Arbeitszeitmodell, Homeoffice-Regelung optional
• Mindestgehalt: € 2.800,- brutto pro Monat (auf Vollzeitbasis)
  Eine Überzahlung ist möglich und wird auf Basis Ihrer Erfahrungen und Qualifikation individuell vereinbart.

Weitere Informationen: Aussagekräftige Bewerbungen (Motivationsschreiben, Lebenslauf sowie Gehaltsvorstellungen) bitte über das Bewerbungsportal bis einschließlich 15. März 2026 senden. Bewerber*innen wird empfohlen, der Bewerbung Beispiele für Veröffentlichungen beizufügen. Bitte alle Unterlagen in einem PDF zusammengefasst schicken.

Persönliche Bewerbungsgespräche finden am Freitag, 27.03.2026 und Donnerstag, 02.04.2026 in Wien statt. Kosten, die im Zusammenhang mit Ihrer Bewerbung entstehen, können leider nicht ersetzt werden.

Die Profis im Personalmanagement für Sie im Einsatz!

• Bei Fragen zu dieser Position steht Ihnen Ihr Ansprechpartner gerne zur Verfügung