Wir sind eine dynamische Unternehmensgruppe bestehend aus mehreren Unternehmen. Zur zentralen Unterstützung unserer Geschäftsführer suchen wir ein Organisationstalent. In dieser Rolle bist du die zentrale Schnittstelle zwischen den rechtlich eigenständigen Einheiten. Du hältst den Geschäftsführern den Rücken frei, koordinierst firmenübergreifende Prozesse und sorgst dafür, dass trotz unterschiedlicher Schwerpunkte keine Informationen verloren gehen.

Aufgaben

1. Persönliche Assistenz & Office Management

• Du bist die rechte Hand der Geschäftsführung, koordinierst Terminkalender über mehrere Organisationen hinweg und priorisierst den täglichen Schriftverkehr (E-Mail, Post, Behörden)
• Unterstützung bei der Organisation privater und beruflicher Abläufe
• Vor- und Nachbereitung von Terminen, Pflege einer sauberen digitalen Ablagestruktur für jede einzelne Firma
• Mithilfe bei der Organisation von Events, interne Veranstaltungen wie Weihnachtsfeiern oder Teamevents
• Verwaltung und Einkauf von Mitarbeiterkleidung
• Du unterstützt aktiv bei der Ausarbeitung und Finalisierung von Gutachten und Berichten
• Du übernimmst die Formatierung, Strukturierung und das penible Korrekturlesen (Rechtschreibung/Grammatik) von Dokumenten und Gutachten

2. Immobilienverwaltung (Backoffice)

• Erstellung von Mietverträgen nach Vorlage und Pflege der Mieter- und Objektdaten
• Strukturierte Archivierung und Digitalisierung aller objektbezogenen Unterlagen
• Unterstützung bei den allgemeinen administrativen Bürotätigkeiten
• Bearbeitung von Mieteranfragen und Koordination von Termine mit Handwerkern und Wartungsfirmen

Qualifikation

• Erfahrung in einer Assistenzposition und im Office Management
• Hervorragende organisatorische Fähigkeiten und die Fähigkeit, mehrere Aufgaben gleichzeitig zu bewältigen
• Sicherer Umgang mit MS Office-Anwendungen (insbesondere Word, Excel, Outlook)
• Einwandfreie Deutschkenntnisse in Wort und Schrift, sowie ein exzellentes Textverständnis
• Als Vertrauensperson der Geschäftsführung sind absolute Zuverlässigkeit und Verschwiegenheit für dich selbstverständlich

Benefits

• Eine vielseitige Position, die spannende Herausforderungen und abwechslungsreiche Tätigkeiten bietet
• Flexible Arbeitszeiten, die es dir ermöglichen, Beruf und Privatleben optimal zu vereinbaren
• Einen sicheren und verantwortungsvollen Arbeitsplatz mit langfristiger Perspektive
• Vielseitige Aufgaben in einem jungen, dynamischen Team mit Raum für eigene Ideen und kreative Ansätze
• Fort- und Weiterbildungsmöglichkeiten zur persönlichen und beruflichen Entwicklung
• Gehalt von 2.800€ brutto auf Vollzeitbasis

Wir freuen uns darauf, dich kennenzulernen!