Business Support HVACR Österreich (m/w/d)

Als zentrale Schnittstelle im Bereich HVACR unterstützen Sie unser österreichisches Team in allen administrativen und organisatorischen Belangen. Sie sorgen für effiziente Abläufe, klare Kommunikation und professionelle Koordination.

Ihre Aufgaben:

Administrative & Organisatorische Aufgaben

• Koordination und Freigabe administrativer Prozesse für das technische Personal
• Planung und Buchung von Geschäftsreisen, Trainings und Events
• Betreuung gemeinsamer E-Mail-Postfächer, Telefonannahme und zentrale Anlaufstelle für interne Anliegen
• Organisation und Durchführung von Einschulungen für neue Mitarbeitende sowie Bereitstellung notwendiger Arbeitsmittel wie Kleidung, Schutzausrüstung und Parkberechtigungen.

Projekt- & Serviceunterstützung

• Unterstützung bei der Verwaltung von Leads sowie bei der Abwicklung und Dokumentation von Kundenaufträgen.
• Operative Unterstützung insbesondere bei Terminvereinbarungen, Transportorganisation und Kommunikation mit Lieferanten und Technikern.
• Regelmäßige Pflege von Service-Cases, Bearbeitung laufender Projekte und Klärung offener Rechnungsfragen
• Durchführung und Nachverfolgung von Gutschriften sowie Unterstützung bei der Rechnungsprüfung bei Beanstandungen

Reporting & Controlling

• Wirtschaftliche Analysen und Auswertungen
• Erstellung von EHS-Reports (Environment, Health & Safety) sowie Vorbereitung relevanter Unterlagen für Sicherheitsunterweisungen und Toolbox Meetings.

Systempflege & Datenmanagement

• Verwaltung technischer Stammdaten und regelmäßige Aktualisierung von Service- und Installationslisten zur Sicherstellung der Datenqualität und Nachverfolgbarkeit.
• Koordination und Überwachung von Bestellprozessen sowie Freigabe von Bestellungen innerhalb der eingesetzten Systeme.

IT & Schulungen

• Unterstützung des technischen Teams bei IT-relevanten Fragestellungen und Systemanwendungen.
• Organisation und Durchführung von Trainings zu digitalen Tools und internen Systemen.
• Verwaltung und Koordination von Zertifizierungen, insbesondere im Bereich Löttechnik und weiteren fachbezogenen Qualifikationen.

Ihr Profil:

• Abgeschlossene kaufmännische oder technische Ausbildung oder einschlägige Berufserfahrung
• Erfahrung im technischen Service- oder Projektumfeld von Vorteil
• Ausgeprägtes Organisationstalent gepaart mit Eigeninitiative, Präzision und einer strukturierten Arbeitsweise
• Kommunikationsstärke und Teamfähigkeit
• Sicherer Umgang mit MS Office und digitalen Tools (z. B. ServiceMax, WebTools)
• Englischkenntnisse erleichtern die Kommunikation und sind daher von Vorteil

Wir bieten:

• Vielfältige Möglichkeiten zur Weiterentwicklung und Weiterbildung
• Ein attraktives Gehaltspaket mit leistungsbezogener Überzahlung
• Langfristige Perspektiven in einem internationalen Technologieunternehmen
• Flexible Arbeitszeiten sowie attraktives E-Bike-Leasing-Angebot
• Ein modernes, unterstützendes Arbeitsumfeld mit viel Raum für eigene Ideen

Bereit für deinen nächsten Karriereschritt?

Dann freuen wir uns auf deine Bewerbung mit Lebenslauf und Gehaltsvorstellung.

Gemeinsam gestalten wir eine sichere Zukunft.

#LI-SM3