In dieser Schlüsselrolle übernimmst du die Koordination und behältst den Überblick. Du unterstützt die Direktion der Apothekerkammer durch Deine organisatorische Stärke, Deine Fähigkeit zur Priorisierung und Deine klare Kommunikation und bildest eine verlässliche Schnittstelle sowohl intern als auch extern.

Das erwartet dich:

• Administrative Unterstützung der Direktion im operativen Tagesgeschäft sowie bei organisatorischen und administrativen Aufgaben
• Vorrausschauendes Terminmanagement und souveräne Bearbeitung der gesamten Kommunikation
• Themen- und Zeitmanagement samt Priorisierung der Aufgaben auf Mitarbeiter- und Direktionsebene
• Abteilungsübergreifende Kommunikations- und Informationsschnittstelle zu internen und externen Ansprechpartnern, Institutionen, Behörden und Stakeholdern auf höchster Ebene
• Planung und Protokollierung von Meetings, Sitzungen und Ausschüssen, einschließlich der Erstellung und Aufbereitung von Präsentationen sowie Sitzungsunterlagen
• Reise-, Veranstaltungs- und Eventplanung einschließlich aktiver Vor-Ort-Präsenz, wenn nötig
• Koordinierungsstelle für den Austausch zwischen Mitarbeitern und Direktion
• Allgemeines Office- und Büromanagement
• Eingebunden bist Du in ein kleines Team, was eine gegenseitige Vertretung ermöglicht

Das bringst du mit:

• Abgeschlossene kaufmännische Ausbildung auf Maturaniveau (HAK, HLW oder Vergleichbares)
• Mehrjährige Erfahrung in einer Assistenzfunktion auf gehobenem Niveau
• Stark ausgeprägtes Organisationstalent mit der Fähigkeit, Prioritäten zu setzen
• Selbstständige, strukturierte und verlässliche Arbeitsweise
• Hohe Belastbarkeit, Flexibilität und Einsatzbereitschaft
• Professionelles, gepflegtes und souveränes Auftreten
• Kommunikationsstärke, Teamorientierung und Empathie
• Ausgezeichnete Deutsch‑ und solide Englischkenntnisse
• Sicherer Umgang mit MS Office und sehr gute IT‑Anwenderkenntnisse
• Diskretion, Verantwortungsbewusstsein und Vertrauenswürdigkeit

Das bieten wir:

• Ein abwechslungsreiches und verantwortungsvolles Aufgabengebiet mit Gestaltungsspielraum
• Ein motiviertes Team, das Wert auf Zusammenarbeit, Qualität und ein professionelles, wertschätzendes Miteinander legt
• Ein gutes, harmonisches Arbeitsklima
• Vielfältige Möglichkeiten zur persönlichen und fachlichen Weiterentwicklung
• Flexible Arbeitszeiten (Gleitzeit) sowie bis zu 2 Tage Homeoffice pro Woche
• Zeitausgleich oder Vergütung von Überstunden
• Tee, Kaffee und Obst zur freien Verfügung, Essenszuschuss sowie Familien- und Kinderzulage
• Ein modernes Arbeitsumfeld mit ergonomischen Arbeitsplätzen
• Digitale Kommunikations- und Organistionstools
• Einen sicheren Arbeitsplatz in einer gut etablierten Organisation, die auf Kontinuität und Verantwortung setzt

Gehalt:

Das monatliche Bruttogehalt bei Vollzeitbeschäftigung (40h/Woche) liegt je nach Ausbildung und Erfahrung bei mindestens 3.068,92 EUR; abhängig von Erfahrung und Qualifikation ist eine Überzahlung möglich.

Klingt nach deinem Job? Dann schick uns deine Unterlagen - Motivationsschreiben, Lebenslauf und Zeugnisse unter der Kennnummer 110.299 bevorzugt über das ISG-Karriereportal oder per eMail.