1. Wien | 04.11.2026
2. Sonstige Berufsfelder
3. unbefristet
4. Vollzeit/Teilzeit

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Wir sind ein international tätiges Unternehmen im Lebensmittelbereich mit Niederlassungen in Munich und London. Wir entwickeln und vermarkten hochwertige, frische Convenience-Produkte - von Bowls, Salaten und Sandwiches bis hin zu warmen Gerichten. Ausgewählte Zutaten, Qualität und innovative Produktkonzepte stehen im Mittelpunkt. Gemeinsam mit unseren Produktionspartnern beliefern wir Handelsunternehmen und Geschäftskunden.

Darüber hinaus betreiben wir ein Handelsunternehmen mit Schwerpunkt auf italienischen Lebensmitteln und Spezialitäten.

Zur direkten Unterstützung unseres Unternehmers und Geschäftsführers suchen wir eine erfahrene, diskrete und organisationsstarke Persönlichkeit, die geschäftliche und private Aufgaben souverän koordiniert und selbstständig erledigt.

EXECUTIVE ASSISTANT (m/w/d)
GESCHÄFTLICH & PRIVAT | VIENNA | TEILZEIT ODER VOLLZEIT | BÜRO & HOMEOFFICE

• Organisation geschäftlicher und privater Termine sowie vorausschauende Kalenderplanung.
• Planung und Buchung von Geschäftsreisen und privaten Reisen inklusive Transport, Unterkunft und Ablaufplanung.
• Einholung, Vergleich und Nachverfolgung von Angeboten; Koordination von Lieferanten und Dienstleistern.
• Organisatorische Abstimmung mit Mitarbeitenden und externen Partnern in Österreich, Deutschland und Großbritannien.
• Professionelle Korrespondenz in Deutsch und Englisch sowie Vorbereitung von Unterlagen.
• Vorbereitung und Nachbereitung von Besprechungen; Nachhalten offener Aufgaben und Fristen.
• Verwaltung von Dokumenten und Unterstützung bei administrativen Abläufen.
• Koordination persönlicher Termine, privater Projekte und organisatorischer Angelegenheiten.

• Mehrjährige Erfahrung als persönliche Assistenz, Assistenz der Geschäftsführung oder in einer vergleichbaren Position.
• Absolute Diskretion, Verlässlichkeit und verantwortungsvoller Umgang mit vertraulichen Informationen.
• Ausgeprägtes Organisationstalent, souveränes Auftreten und perfekte Deutschkenntnisse in Wort und Schrift.
• Sehr gute Englischkenntnisse; Italienischkenntnisse sind willkommen.
• Selbstständige, sorgfältige und strukturierte Arbeitsweise, Eigeninitiative und klares Gespür für Prioritäten.
• Vorausschauendes Denken und sicherer Umgang mit MS Office und digitalen Organisationstools.
• Freude an einer vielseitigen Vertrauensposition mit geschäftlichen und privaten Aufgaben.

• Langfristige Position mit direkter Zusammenarbeit mit der Geschäftsführung in einem internationalen Umfeld.
• Eigenverantwortung, kurze Entscheidungswege und Gestaltungsspielraum.
• Teilzeit oder Vollzeit mit gemeinsam vereinbartem Stundenumfang.
• Regelmäßige Büropräsenz in Vienna und Homeoffice nach Vereinbarung.
• Ab € 4.000 brutto pro Monat auf Vollzeitbasis, 14-mal jährlich. Überzahlung entsprechend Erfahrung und Qualifikation; bei Teilzeit aliquote Vergütung.