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Als Koordinator:In für Neuroscience & Speciality Care liegt die Hauptverantwortung bei der administrativen, koordinierenden und organisatorischen Unterstützung für das Brand Team und In-field Team.

Zu den Hauptaufgaben zählen u.a. die Koordination und Management von Meetings, Kongressen, Veranstaltungen und die Unterstützung zur Erreichung strategischer Ziele, wobei crossfunktional mit Fachkolleg:innen aus den Bereichen Medizin, Finanz, Compliance und Customer Excellence sowie externen Stakeholdern und Vendoren zusammengearbeitet wird.

Durch klare und zeitnahe Kommunikation, organisatorischem Talent und und effektiver Umsetzung trägt der/die Koordinator:In somit direkt zur Erreichung der strategischen Ziele des gesamten Teams bei.

Objectives:

• Administrativ und organisatorisch: Pflege und Sicherstellung strukturierter Arbeitsprozesse, um effiziente Zusammenarbeit im crossfunktionalen Team zu gewährleisten.
• Management: Planung, Organisation und Durchführung von Veranstaltungen, Projekten etc.
• Starke Kommunikation: Als Schnittstelle zwischen Brand Team, In-field Team, crossfunktionalen Kolleg:Innen und externen Vendoren sicherstellen, dass Informationen rechtzeitig verarbeitet werden.
• Compliance und Standards: Darauf achten, dass Unternehmensrichtlinien und Prozesse in allen administrativen Aufgaben beachtet und eingehalten werden.

Major Responsibilities:

• Unterstützung des Brand Teams und In-field Teams bei administrativen Aufgaben.
• Koordination von bevorstehenden Veranstaltungen (Vertrags- und PO-Erstellung, Honorare, Hotels, Reisen) und Projekten mit externen Dienstleistern und Partnern.
• Tracking der laufenden Budgetausgaben gemeinsam mit den jeweiligen Brandmanager:innen.
• Laufend Kostenübersicht des Budgets im Blick haben und ggf. Optimieren.
• Austausch mit internen Ansprechpartnern, um Zusammenarbeit und Abstimmung zwischen den Teams zu fördern.
• (Weiter)Entwicklung und Umsetzung von Arbeitsstandards, die für klare Strukturen und einheitliche Arbeitsweisen im Team sorgen können.

• Abgeschlossene Ausbildung (Matura) oder abgeschlossene einschlägige Lehre
• Sehr gute Deutsch- und Englischkenntnisse
• Kommunikative:r und anpassungsfähige:r Teamplayer:in
• Administrative Erfahrung in der pharmazeutischen Industrie und in einer Matrixorganisation von Vorteil
• Freude am Organisieren
• Zahlenaffinität
• Analytische, lösungsorientierte und genaue Arbeitsweise
• Ausgezeichnete MS-Office Suite Kenntnisse
• Vorkenntnisse in SAP und Veeva von Vorteil

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