Achtung, Mail-Falle: So klingst Du unsympathisch – ohne es zu merken!
Du hast es gar nicht böse gemeint – und trotzdem entstehen Missverständnisse. Über die fiesen Fallstricke digitaler Kommunikation.
Im Homeoffice fehlt das Bonding. Der kurze Schnack an der Kaffeemaschine, sei es über das Wetter oder das Wochenende. Stattdessen: E-Mails, Teams-Nachrichten oder Slack-Chats. Was dabei oft untergeht: der menschliche Ton. Denn während man sich im Büro bei einem kurzen Plausch näher kennenlernen und eine Beziehung aufbauen kann, beschränkt es sich digital oft nur auf: „Ich hätte da mal ’ne kurze Frage …“ – wenn überhaupt.
Das Ergebnis: Obwohl Deine Nachricht in Deinem Kopf ganz freundlich klingt, kennst Du sicher den Moment, in dem Du die Antwort Deines Gegenübers liest und realisierst: Oh, oh … das ist ganz anders angekommen, als es gemeint war.
So entstehen Missverständnisse – obwohl Du’s nett gemeint hast
Kennst Du das? Du schickst eine Nachricht, findest sie freundlich – und bekommst eine frostige Antwort. Autsch.
Der Grund: Unter Stress schreiben wir oft knapp, sachlich, effizient. Klingt für uns normal – wirkt aber auf andere schnell kühl oder sogar unhöflich. Besonders bei Kolleg·innen, mit denen Du selten Kontakt hast, fehlt das Vertrauenspolster.
Wir Menschen lesen zwischen den Zeilen. Fehlen Mimik, Tonfall und Gestik, interpretieren wir mehr hinein. Und leider oft das Falsche. Was freundlich gemeint war, klingt plötzlich wie ein Behördenbrief.
Mit diesen Tipps klingst Du direkt sympathischer
Kommunikation klappt dann am besten, wenn sie nicht nur die Sache, sondern auch den Menschen mitdenkt. Und keine Sorge: Es geht nicht um Schmeichelei. Es geht darum, wertschätzend und menschlich rüberzukommen.
Hier ein paar simple Tricks, die sofort wirken
Schreib kleine Einleitungen
Ein Satz wie ✅ „Ich hoffe, Du bist gut in die Woche gestartet“ reicht schon, um zu zeigen: Hier schreibt kein Bot, sondern ein Mensch, dem an einem freundlichen Umgang gelegen ist.Vermeide standardisierte und bürokratisch klingende Floskeln
So wird aus ❌ „Anbei übersende ich Ihnen“ – ✅ „Hier kommen die Unterlagen – melde Dich gern, wenn noch Fragen offen sind.“Lies Dir die Nachricht einmal selber laut vor
Klingst Du freundlich und wohlwollend? Oder eher genervt und ungeduldig? Dann solltest Du da noch einmal drübergehen.Nutze Emojis, wenn Du auf Nummer sicher gehen willst
Wenn Dir besonders wichtig ist, dass die Tonlage Deiner Nachricht richtig eingeschätzt wird, kannst Du notfalls auch mal einen Emoji einbinden. Selbstredend solltest Du darauf achten, dass die Emojis für den Kontext angemessen sind.
Mehr zum Thema Emojis im beruflichen Kontext, liest Du hier: Diese Emojis will keiner mehr sehen – nutzt Du sie im Job noch?Der letzte Eindruck ist entscheidend
Finde eine Abschiedsformel, die nicht nach steriler Bürokratie klingt. So wird aus ❌ „Ich bitte um zeitnahe Rückmeldung“ – ✅ „Ich freue mich, von Dir zu hören.“
Schreib so persönlich wie nötig, aber so kurz wie möglich. Und wenn Du wissen willst, wie Du in sechs Schritten noch besser schreibst, dann klick hier: 👉 Warum Deine E-Mails ignoriert werden und wie Du das mit der BLUF-Methode in 6 Schritten änderst.
Was sind Deine besten Formulierungstricks im Arbeitsalltag? Schreib sie in die Kommentare oder schick sie Kolleg·innen, die auch freundlicher rüberkommen könnten. 😉
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