Endlich effizienter arbeiten! Mehr Zeit und Energie für Dich mit dem XING Fokus-Tagebuch
Zu müde, zu beschäftigt, zu gestresst: Was hilft Dir, wenn Dein Energie-Zeit-Haushalt aus der Balance gerät?
Du möchtest Deinen ganz persönlichen Weg finden, Deine (Job-)Ziele strategischer verfolgen und in Einklang mit Deinem Privatleben bringen? Dann bist Du hier beim XING Fokus-Tagebuch der Glücklich.im.Job Challenge 2022 genau richtig. Jeden Monat fordern wir Dich mit einer Frage unserer XING Top Minds zur Selbstreflexion heraus, inklusive Tipps, Methoden und Gedankenanstößen. Am Ende des Textes findest Du alle Fragen der vergangenen Monate.
Monatsthema August: Effizienter arbeiten
Wir alle haben die gleiche Anzahl an Stunden pro Tag, in denen wir Erwerbsarbeit, Care-Arbeit, Zeit für Familie, Freunde, Freizeit, Ehrenamt und Co. unterbringen müssen.
Die meisten Menschen kennen das Gefühl, das dabei eine Sache immer zu kurz kommt. Wir haben einfach zu wenig Zeit oder uns fehlt die Energie – oft bleiben dann unsere eigenen Wünsche und Träume auf der Strecke.
Eine Ursache dafür sind strukturelle Ungleichheiten, die unsere Aufgabenliste länger und unser Zeitkonto knapper werden lassen. Dazu gehören zum Beispiel der Gender-Care-Gap, (ein Gleichstellungsindikator, der belegt, dass Frauen deutlich mehr unbezahlte Arbeiten wie Kindererziehung, Haushalt und Pflege von Anghörigen ausführen), Arbeitszeitmodelle und Co.
3 Effizienz-Tipps für Deinen (Job-)Alltag
Dein Tag – Deine Bedürfnisse
Es gibt diverse Produktivitätsmethoden, die Dich schneller und effektiver machen und Dein Zeitmanagement verbessern. Zum Beispiel Eat the Frog, das Pareto-Prinzip, die Getting-Things-done-Methode. Während es sinnvoll ist, verschiedene Tools auszuprobieren und zu schauen, welche in Deinem Arbeitsalltag wirklich umsetzbar sind, so ist es doch am wichtigsten, die eigenen Bedürfnisse zu kennen – UND danach zu handeln.
Vor allem unser Biorhythmus gibt vor, zu welcher Tageszeit wir welche Aufgaben am besten erledigen können. Du bist morgens am besten konzentriert? Dann nutze diese Zeit für fokussierte Deep-Work-Phasen und setze dich nachmittags lieber an kleinere Arbeitspakete – wie E-Mails beantworten –, die Du schneller abhaken kannst. So vermeidest Du Frustration und das Gefühl, Deine Zeit zu verschwenden, ohne etwas erledigt zu bekommen.
Wer weiß, wann welche Aufgaben besonders gut von der Hand gehen, kann sich Zeitfenster für bestimmte Aufgaben setzen und muss nicht jeden Morgen aufs Neue Energie für die Tagesplanung verschwenden. Dennoch ist es wichtig, regelmäßig zu hinterfragen, ob sich die eigenen Bedürfnisse verändert haben, um das Zeitmanagement anzupassen.
Grenzen setzen – und einhalten
Noch eine Extra-Aufgabe im Team übernehmen, ein Geschenk für den Kindergeburtstag besorgen oder zu den After-Work-Drinks gehen, um nichts zu verpassen: Wer immer zu allem Ja sagt, läuft Gefahr, sich zu überanstrengen. Das fordert nicht nur Zeit, sondern vor allem (mentale) Kraft ein und wirkt sich auf die Aufgaben und Dinge aus, die uns eigentlich wichtig sind. Umso notwendiger also, die eigenen Grenzen zu erkennen (Was gibt mir wirklich Energie? Wohin möchte ich langfristig meine Aufmerksamkeit richten?) und dann auch zu kommunizieren und umzusetzen. Das kann sich am Anfang unbequem anfühlen, weil sich Menschen vor den Kopf gestoßen fühlen, aber für die mentale Gesundheit ebenso wie für die Leistungsfähigkeit ist es unabdingbar, gewisse Grenzen einzuhalten. Für den Anfang hilft es, sich morgens zu hinterfragen, nach welchem Fokus der Tag ausgerichtet werden soll:
Was sind heute meine drei wichtigsten Aufgaben (das kann sowohl im Job als auch privat sein)?
Wie viel Zeit brauche ich für welche Aufgabe?
Wann und in welcher Form räume ich mir Pausen ein?
Schluss mit Perfektionismus
Klar, wir möchten gerade im Beruf als professionell und gewissenhaft wahrgenommen werden, doch häufig stehen sich Menschen mit ihrem Perfektionismus selber im Weg. Oft kostet die Detailarbeit viel Zeit und hat weder ausschlaggebenden Mehrwert, noch wird sie wahrgenommen – was dann doppelt frustrierend ist. Während ein gewisser Anspruch an die eigene Leistung motivieren kann, wird Perfektionismus schnell zum Energiefresser Nummer eins. Doch wie damit umgehen? Einerseits hilft es, zu hinterfragen, woher dieses Streben überhaupt kommt. Ist es der Wunsch nach Anerkennung oder das Gefühl, nur bei herausragender Arbeit etwas wert zu sein? Eigene Muster zu erkennen ist der erste Schritt zu mehr Gelassenheit.
Andererseits hilft es, gerade wenn der Perfektionismus zu Überforderung führt, klare Prioritäten zu setzen. Welche Aufgabe ist besonders wichtig und darf daher mehr Zeit einnehmen, welches Arbeitspaket kann ich vielleicht sogar an ein·e Kolleg·in abgegeben? Denn was wir bei allem Perfektionismus nicht vergessen dürfen: Wir müssen nicht alles im Alleingang schaffen.
Welche Themen und Aufgaben kann ich abgeben?
Wenn es uns gelingt, unsere Aufgaben so effizient wie möglich anzugehen, können wir Zeit und Energie sparen. Unser XING Top Mind Raul Krauthausen – Gründer des Sozialhelden e.V. und Aktivist für Inklusion und Barrierefreiheit – hat dafür eigene Strategien entwickelt, die er hier mit uns teilt.
„Ich habe dieses Jahr zum Anlass genommen, mich damit auseinanderzusetzen, welche Themen ich in Zukunft weiter selber bearbeiten will und wo es Sinn macht, anderen Menschen mit Behinderung eine Bühne zu geben. Wo sollte ich wirklich selber in den Vordergrund treten, und an welcher Stelle überlasse ich das Wort anderen?“
Hast Du bestimmte Methoden, um Deine Aufgaben zu priorisieren?
Ich habe als Erstes meine Arbeit so strukturiert, dass sie ortsunabhängig laufen kann und auch meine Geräte unabhängig voneinander und remote funktionieren.
Aufgaben teile ich via Trello mit Kolleg·innen, sodass alle jederzeit Zugriff und den gleichen Stand der Dinge haben – auch der ganze Austausch, den wir zu einem Thema haben, findet so statt, dort wird diskutiert und gesammelt.
Was ist bei dieser Form der Kommunikation wichtig?
Du musst Kommunikationsstile klären. Kurze, knappe Texte meinerseits bedeuten zum Beispiel nicht, dass ich unhöflich bin. Im Gegenteil, ich will einfach die Lesezeit des anderen reduzieren. Aber das muss ich vorab einmal kommunizieren, um Missverständnisse zu verhindern.
Wir machen im Team außerdem regelmäßig Statusberichte. Jeder gibt hier nach der eigenen Einschätzung ein Update, und wir können dann gemeinsam schauen, an welcher Stelle wir Aufgaben bei Bedarf neu verteilen oder anders priorisieren können:
Progress: Was wurde letzte Woche erreicht.
Plans: Was haben wir diese Woche vor.
Problems: Wo hakt es.
Dein monatliches XING Fokus-Tagebuch zur Sebstreflexion
Januar: So triffst Du gute Entscheidungen
Februar: Erschöpft? So teilst Du Deine Kraft besser ein und tankst wieder Energie
März: Wenn das Ego dem Glück im Weg steht: Finde heraus, was Dich wirklich begeistert
April: So machst Du lebenslanges Lernen zur Routine
Mai: Wie Du Dich von Menschen distanzierst, die Dich unglücklich machen