Mag. Agnes Mazoch

Ressourcenplanung,Ressourceneinteilung Auftragsbestätigungen erstellen,Lieferscheine erstellen Vorbereitende Arbeiten für Projekte Montagen,Abklärung von Warenverfügbarkeit, Lieferterminen, der Gegebenheiten vor Ort, Terminmanagement, Briefing der Techniker, Erstellen von Auftragstickets zu den Montagen, Verwaltung und Kontrolle von Lagerständen für Projekte mit Vendoc Schnittstelle zwischen Kunden und Technikern Umfassende Dokumentation zu den Montagen/Projekten Nachbearbeitung der Projekte/Montagen

Projektpläne in Asana erstellen Aufgabenverteilung/Verfolgung des Fortschritts in Asana Dokumentation aller Abläufe, Gespräche, Analysen in Confluence Applikationsunterstützung sowie Pflege und Strukturierung des Datenbestands der operativen Applikationen Weiterentwicklung/Pflege der operativen Applikationslandschaft Schnittstelle zwischen IT und operativen Betrieb zur Unterstützung der Verbesserung der Prozesse Erstellen von Vorgaben für die Anwendungen und Kontrolle der Vorgabe

Allgemeine administrative Aufgaben - Unterstützung in organisatorischen Belangen im Hinblick auf Geschäftsreisen, Kundenevents, Büroorganisation, Terminüberwachung und –koordination - Empfang und Betreuung der Gäste und Lieferanten - Bearbeitung und Verteilung der Eingangs- und Ausgangspost, Organisation des Postflusses - Kaufmännische Unterstützung - Kommunikation mit nationalen Behörden/Prüfungsorganisationen - Bindeglied zur Unternehmenszentrale

Office Management, Terminkoordination,Korrespondenz Auftragsbestätigung, Rechnungslegung, Mahnwesen, vorbreitende Buchhaltung, Projekt-Assistenz

Empfang, Bedienung von Kunden Recherche Sachbearbeitung von aktuellen und missglückten Bestellungen Vorbereitung von Karten für die Abholung im Büro, an der Abendkasse und der Zustellung ins Hotel Telefonistin

Verwaltung der Presseclippings Hilfe bei Organisation und Durchführung von Pressekonferenzen Hilfe bei der Durchführung von Sonderveranstaltungen Zusammenstellung der Pressemappen Bearbeiten von allgemeinen und spezifischen Anfragen an das Museum Betreuung der Website

Bearbeitung von Anfragen bezüglich Informationsmaterial und Fotos der aktuellen Ausstellungen Betreuung des Gewinnspiels Ergänzung der Adressdatenbank Erstellung von Pressemappen Versand von Katalogen Interne Postverteilung Eintragen der Ausstellungstermine in Online- Masken verschiedener Kunstmagazine und Rundfunkveranstalter. Recherchearbeiten Mitarbeit bei der Organisation und Durchführung des Fundraising Dinners

Bearbeitung von Anfragen bezüglich Pressefotos, des Pressematerials, Ausstellungsterminen, Ausstellungsvorschauen Erstellen der Monatsprogramme Eintragen der Ausstellungstermine in den Online-Masken verschiedener Kunstmagazine. Aktualisierung des Pressespiegels Aktualisierung des Presseverteilers Erstellung von Pressemappen Betreuung von verschiedenen Veranstaltungen (z.B Fotoshooting, Pressekonferenz) Organisation und Betreuung von Promotionaktionen z.B Flyerverteilung, Besucherbefragung.

Anpassung von Inhalt und Layout produktspezifischer Dokumentationen an das neue Corporate Design Erstellung einer Projekt-Reporting-Vorlage Die Unterstützung administrativen Tätigkeiten der Marketingabteilung

Zuteilung der Dienstwagen Zeiterfassung Büroorganisation Terminorganisation für Geschäftsführung Planung der Dienstreisen Schreibarbeiten organisieren des Catering für Schulungen und Delegationen