Start: 01.06.2026
Arbeitszeit: 39 Wochenstunden
Entgelt: nach Tarifvertrag Vivantes Tochtergesellschaften in Anlehnung an den TVöD
Einsatzort: Vivantes Service GmbH
Bereich: Abteilung Facility Management und Bau | Vivantes Klinikum Spandau

Vivantes ist Berlins größtes Gesundheitsnetzwerk – gemeinsam verbunden in der Arbeit mit und an den Menschen. In über 100 Fachkliniken, Instituten und Pflegeeinrichtungen stellen wir die erstklassige medizinische und pflegerische Versorgung für einen großen Teil der Berliner*innen sicher. Wie Berlin sind wir in jedem Kiez ein wenig anders, aber eben immer auch ganz klar Vivantes.

Sie suchen eine Aufgabe, in der Sie koordinieren, organisieren und den Überblick behalten? In enger Zusammenarbeit mit der Technischen Standortleitung tragen Sie dazu bei, Prozesse effizient zu gestalten und den Standort im Alltag zu unterstützen.

Die Vivantes Service GmbH unterstützt den Vivantes-Konzern im Bereich Facility Management und Bau. Am Standort des Vivantes Klinikums Spandau arbeiten Sie eng mit technischen Fachbereichen, externen Dienstleister*innen und internen Kund*innen zusammen und leisten einen wichtigen Beitrag zur Sicherstellung des technischen und infrastrukturellen Betriebs.

• Selbstständige Erledigung allgemeiner Tätigkeiten der Büroorganisation, einschließlich Veranstaltungsplanung und administrative Aufgaben zur Sicherstellung der Arbeitsabläufe
• Übernahme von Sekretariatsaufgaben, wie die eigenständige Korrespondenz (Schriftwechsel, Protokolle, Entscheidungsvorlagen) mit internen und externen Partner*innen
• Terminkoordination und -organisation sowie Vor- und Nachbereitung von Besprechungen einschließlich Protokollierung
• Management und Controlling technischer Bereiche, einschließlich Wartung, Mengenermittlungen, Vertragsgestaltung und Kostenmanagement
• Erarbeitung von Präsentationen und Statistiken sowie Stammdatenpflege im CAFM-System
• Bearbeitung, Verwaltung und Auswertung elektronischer Reparaturanforderungen sowie Erfassung und Auslösen von Bestellungen für Reparaturmaterialien
• Kommunikation mit beauftragten Firmen und Handwerkern, Rechnungsbearbeitung und -kontrolle sowie Durchführung und Dokumentation von Reinigungskontrollen auf Stationen

• Abgeschlossene kaufmännische Ausbildung oder Erfahrungen in einem vergleichbaren Bereich
• Kenntnisse im Facility Management und im Finanz- und Rechnungswesen
• Gute Kenntnisse SAP-R3 im Rahmen der Rechnungsbearbeitung sowie Excel, Word, Outlook
• Freundliche, positive Persönlichkeit mit hoher Kommunikationsfähigkeit
• Ausgeprägtes Engagement und Teamfähigkeit
• Gesetzlich notwendiger Nachweis über Immunisierung gegen Masern