Arbeiten an der Charité

Zur Unterstützung des Officemanagements suchen wir zum nächstmöglichen Zeitpunkt eine Teamassistenz (m/w/d) in Teilzeit (50 %). Sie unterstützen das Officemanagement im organisatorischen und administrativen Tagesgeschäft und tragen zu reibungslosen Abläufen bei.

Die Stelle im Überblick

• Koordination und Organisation interner und externer Termine
  (Versand von Einladungen und Terminbestätigungen, Pflege von Kalendereinträgen, Raum- und Videobuchungen)
• Ansprechperson für interne und externe Gesprächspartnerinnen /-partner im Rahmen der Terminorganisation (inkl. Abstimmung zu Agenda, Zielsetzung, Fristen, Teilnehmenden sowie erforderlichen Unterlagen)
• Strukturierte Vor- und Nachbereitung von Terminen, Meetings und Projektsitzungen (z. B.. Zusammenstellung, Versand und Nachverfolgung relevanter Unterlagen, Sicherstellung der Vollständigkeit von Checklisten und offenen To-dos)
• Regelmäßige gemeinsame Durchsicht der anstehenden Termine (z. B. im Rahmen einer Wochenplanung) sowie aktive Fristenüberwachung, Wiedervorlagen und Terminerinnerungen
• Laufende Kommunikation mit Projektbeteiligten zu Abgaben, Rückmeldungen und zeitlichen Abhängigkeiten
• Pflege von Übersichten und Listen (z. B. Termine, Vorträge, Kongresse, Veranstaltungen)
• Telefonbetreuung sowie Besucherempfang und -betreuung
• Bearbeitung des Postein- und -ausgangs (inkl. Scannen, Ablage und Dokumentenorganisation)
• Vorbereitung von Unterlagen und Formularen nach Vorgabe
• Vorbereitung und Nachbereitung von Sprechstunden
• Organisation von Dienstreisen (z. B. Einholen von Reiseoptionen, Zusammenstellung der erforderlichen Unterlagen)
• Unterstützung bei Kongressen und Veranstaltungen (z. B. Registrierungen, organisatorische Vorbereitung)
• Enge Zusammenarbeit mit der leitenden Sekretärin sowie dem gesamten Sekretariatsteam zur klaren Aufgabenabgrenzung und Sicherstellung reibungsloser Abläufe

Danach suchen wir

• Sie haben eine abgeschlossene kaufmännische oder verwaltungsbezogene Ausbildung (z. B. Kauffrau/Kaufmann für Büromanagement)
• Strukturierte und zuverlässige Arbeitsweise
• Sicherer Umgang mit MS Office
• Freundliches, serviceorientiertes Auftreten
• Diskretion und Teamfähigkeit
• Hohe Motivation, Flexibilität

Das bringt die Charité mit

• Eine hoch professionelle Zusammenarbeit in einem motivierten und interdisziplinären Team
• Interkulturelle Teamveranstaltungen, gut strukturiertes Onboarding mit netten Kolleginnen und Kollegen
• Umfangreiche kostenfreie Fort- und Weiterbildungsmöglichkeiten bis hin zum Studium
• Vergünstigungen bei vielen Angeboten für Beschäftigte für die Bereiche Shopping, Reisen, Sport
• Fahrradleasing über JobRad möglich, Velo Klinik mit vergünstigten Preisen für Mitarbeitende am Campus
• Eine zusätzliche Absicherung im Alter durch unsere betriebliche Altersvorsorge
• Seit 2007 zertifiziert als familiengerechte Hochschule und familiengerechtes Unternehmen - Weitere Informationen finden Sie hier

Wichtige Informationen zur Stelle

• Entgeltgruppe E06 TVöD VKA-K. Hier finden Sie alle Informationen zum Gehalt und Tarifvertrag
• Die Arbeitszeit beträgt 19,25 Wochenstunden .
• Die Position ist bis zum 28.02.2029 befristet, da sie an die Projektlaufzeit gebunden ist
• Bei uns sind 30 Tage Urlaub Standard
• Die Bewerbungsfrist endet am: 13.03.2026
• Kennziffer: ID 6614