Der German Doctors e.V. ist eine gemeinnützige private Hilfsorganisation, die ehrenamtlich arbeitende Ärztinnen in Länder des Globalen Südens (zurzeit Indien, Bangladesch, Philippinen, Kenia, Sierra Leone, Uganda) und in Griechenland sowie in der Seenotrettung auf dem Mittelmeer zur Versorgung von Geflüchteten entsendet. Die Organisation besteht seit 1983, das Jahresbudget liegt bei ca. 10 Mio. €. Unsere Hilfe setzt konkret bei den grundlegenden Bedürfnissen der Patientinnen an.

Erkrankungen gleich welcher Art treffen vulnerable Bevölkerungsgruppen besonders hart. In unseren Projekten setzen wir uns für ein Leben in Würde ein, indem wir uns um die Gesundheitsversorgung, ausreichende Ernährung und die Ausbildung benachteiligter Menschen kümmern. Wir arbeiten basismedizinisch und engagieren uns für die Prävention und Gesundheitsförderung.

Zur Verstärkung unserer administrativen Abteilung suchen wir ab sofort, zunächst befristet auf zwei Jahre, eine

Büroassistenz Verwaltung und Organisation (m/w/d)

in Teilzeit 30 Std./Woche

Ihre Aufgaben:

• Büroorganisation und -koordination: Verantwortung für den reibungslosen Ablauf des Büroalltags und Koordination des Teams der Bürohilfskräfte. Sicherstellung effizienter Arbeitsabläufe und termingerechter Erledigung der Sekretariatsaufgaben.
• Telefon- und Empfangsmanagement: Betreuung der Telefonzentrale, Bearbeitung eingehender Anfragen und Empfang und Bewirtung von Gästen.
• Materialbeschaffung und Logistik: Organisation von Einkauf und Lagerhaltung von Büromaterial und Verbrauchsgütern sowie Überwachung der Bestellungen.
• Postein- und -ausgang sowie Versand: Verantwortung für die Bearbeitung der eingehenden und ausgehenden Post, den Versand von Briefen und Paketen sowie die Verwaltung von Paketlabels und Versanddokumenten.
• Verwaltung von Verträgen und Dokumenten: Organisation und Pflege der Sekretariatsdokumentation, einschließlich der Verwaltung von Verträgen, der Überwachung von Fristen und der Ablage von wichtigen Vertragsdokumenten.
• Veranstaltungsmanagement: Unterstützung bei Planung und Organisation interner Veranstaltungen, einschließlich der professionellen Durchführung.
• Kassenführung: Verantwortung für die ordnungsgemäße Verwaltung, Kontrolle und Dokumentation der Kasse sowie die Abwicklung von Barzahlungen und Auszahlungen
• Sicherheitskoordination: Unterstützung bei der Umsetzung von Arbeitssicherheitsmaßnahmen, Planung von Sicherheitsunterweisungen und Überwachung der Einhaltung von Sicherheitsvorgaben.

Ihr Profil:

• Strukturierte, selbstständige und verantwortungsbewusste Arbeitsweise
• Abgeschlossene Ausbildung im Bereich Büromanagement oder eine vergleichbare Qualifikation sowie idealerweise Erfahrung in der Organisation und Koordination von Büroabläufen
• Kommunikationsstärke, Freundlichkeit und ein professionelles Auftreten intern und extern
• gute MS-Office-Kenntnisse insbesondere in Outlook, Word und Excel
• Erste Kenntnisse im Bereich Arbeitssicherheit und Bereitschaft zur Weiterbildung indiesem Bereich
• Sehr gute Deutschkenntnisse sowie gute Englischkenntnisse in Wort und Schrift sind von Vorteil

Wir bieten:

• Arbeit in einem sinnstiftenden Umfeld mit hervorragendem Betriebsklima
• Eine wertschätzende Führung und gute Feedback-Kultur
• Ein faires Arbeitsentgelt im Rahmen eines transparenten Gehaltsgefüges
• 30 Urlaubstage, flexible Arbeitszeiten und ein attraktives Arbeitsumfeld
• Flache Hierarchien und Gestaltungsspielraum
• Einen hochwertig, ergonomisch ausgestatteten Arbeitsplatz
• Die Möglichkeit zur betrieblichen Altersvorsorge
• Die Möglichkeit ein rabattiertes Deutschlandticket als Jobticket zu beziehen
• Die Möglichkeit ein JobRad zu leasen
• Einen zentral gelegenen und mit öffentlichen Verkehrsmittel gut erreichbaren Arbeitsplatz direkt am Bahnhof in Bonn-Bad Godesberg

Die Stelle ist zunächst auf zwei Jahre befristet. Eine Übernahme in ein dauerhaftes Arbeitsverhältnis wird angestrebt. Wenn Sie sich von der Aufgabe angesprochen fühlen, dann freuen wir uns auf Ihre aussagekräftigen Bewerbungsunterlagen. Richten Sie diese bitte mit Nennung Ihrer Gehaltsvorstellung per E-Mail bis spätestens 20.10.2025 an Antje Apitz: personal@german-doctors.de (https://mailto:personal@german-doctors.de) .

Bewerbungen von Bewerberinnen mit längerer Auszeit, Wiedereinsteigerinnen oder Personen mit vielfältigen beruflichen Hintergründen sind ausdrücklich erwünscht.

Bitte beachten Sie unsere Datenschutzhinweise: https://www.german-doctors.de/de/datenschutz (https://www.german-doctors.de/de/datenschutz)

Wir behalten uns vor bereits vor Ablauf der Bewerbungsfrist erste Vorstellungsgespräche zu führen.

Bereitgestellt in Kooperation mit der Bundesagentur für Arbeit.