Behältst du auch dann den Überblick, wenn Termine, Reisen, Unterlagen und administrative Abläufe gleichzeitig organisiert werden müssen?

Als erfahrene Assistenz unterstützt du den President / CEO und den SVP Finance / CFO im operativen Tagesgeschäft. Dein Schwerpunkt liegt auf klassischer Geschäftsführungsassistenz, Office Management und kaufmännischer Organisation.

Du wirst …

• die Kalender des President / CEO und des SVP Finance / CFO eigenständig steuern und koordinieren, Termine priorisieren und Überschneidungen vorausschauend lösen.
• Geschäftsreisen planen, buchen und abrechnen sowie externe Termine, Besucherprogramme und organisatorische Details koordinieren.
• Board-Termine, Besprechungen und Veranstaltungen vor- und nachbereiten, einschließlich Agenda, Unterlagen, Räume, Technik, Bewirtung und Nachverfolgung offener Punkte.
• eingehende Anfragen bearbeiten und priorisieren sowie Korrespondenz in deutscher und englischer Sprache vorbereiten.
• kaufmännische und administrative Aufgaben übernehmen, insbesondere Bestellungen, Freigaben, Rechnungsprüfung sowie Einträge in SAP und EPAS.
• Sitzungsunterlagen, Unterschriftenläufe und vertrauliche Dokumente koordinieren und eine strukturierte Ablage und Nachverfolgung sicherstellen.
• das Board Office organisieren, Besprechungsräume und Gäste betreuen sowie mit internen Bereichen, Assistenzfunktionen und externen Dienstleistern.
• bei Projekten mitwirken und unterstützen sowie Sonderaufgaben und weitere organisatorische Themen im Rahmen der Assistenztätigkeit übernehmen.

Du brings mit …

• eine abgeschlossene kaufmännische Ausbildung, idealerweise ergänzt um eine Weiterbildung in Office Management, Assistenz oder Betriebswirtschaft; alternativ ein relevantes Studium.
• mindestens fünf Jahre Berufserfahrung als Assistenz, Geschäftsführungsassistenz, Vorstandsassistenz oder Executive Assistant.
• Erfahrung in komplexer Kalenderkoordination, Terminplanung, Reisemanagement und Reisekostenabrechnung auf Geschäftsführungs- oder vergleichbarer Leitungsebene.
• eine organisierte, vorausschauende und serviceorientierte Arbeitsweise sowie Sicherheit im Umgang mit kurzfristigen Änderungen.
• ein hohes Maß an Diskretion, Zuverlässigkeit und Sorgfalt beim Umgang mit vertraulichen Informationen.
• sehr gute Deutsch- und Englischkenntnisse sowie ein professionelles und verbindliches Auftreten.
• einen sehr sicheren Umgang mit Microsoft 365, insbesondere Outlook, Teams, Word, Excel und PowerPoint; Erfahrung mit SAP und EPAS ist von Vorteil.

• Attraktives Vergütungspaket nach dem Tarifvertrag der Metall- und Elektroindustrie Nordrhein-Westfalen, einschließlich 30 Urlaubstagen, Urlaubsgeld und tariflicher Sonderzahlungen.
• Flexible Arbeitsmodelle mit der Möglichkeit, bis zu zwei Tage pro Woche mobil zu arbeiten.
• Hervorragende betriebliche Altersvorsorge mit Arbeitgeberzuschuss.
• Moderne, offene Arbeitsumgebung in zentraler Lage in Essen mit subventionierter Kantine.
• Sehr gute Erreichbarkeit mit öffentlichen Verkehrsmitteln und kostenlosen Parkmöglichkeiten.
• Gesundheitsangebote, attraktive Mitarbeiterkonditionen und JobRad-Leasing.

Tobias Mäurer

People & Culture Specialist

tobias.maeurer@thyssenkrupp.com