Bei DAHLEM engagieren sich rund 190 Mitarbeitende in nationalen und internationalen Projekten für lebenswerte Städte und gesunde Gewässer. Unser Ingenieurbüro projektiert an mehreren Standorten Kläranlagen, Kanäle, Deiche, Versorgungsleitungen, erstellt Hochwasser- oder Starkregengefahrenkarten und noch viel mehr.

Seit 1937 verantworten wir Tief- und Hochbauten in der Siedlungswasserwirtschaft und wissen, dass der Verbrauch von Energie und Rohstoffen im Sinne einer nachhaltigen Nutzung in Einklang gebracht werden muss. Dafür entwickeln wir mit Begeisterung Lösungen, die Lebensräume für uns und für kommende Generationen besser machen.

Du beherrschst den Spagat zwischen Organisationstalent und Kommunikationsgeschick, denkst mit, planst vorausschauend und willst nicht nur verwalten, sondern gestalten? Dann bist du bei uns genau richtig!

Als Projektassistenz (m/w/d) bist du ein wichtiger Bestandteil unseres Geschäftsbereiches Infrastruktur in Essen – mit einem klaren Blick für Strukturen, Abläufe und Menschen. Gemeinsam sorgen wir dafür, dass unsere Projekte der Siedlungswasserwirtschaft auf Kurs bleiben und reibungslos vorankommen.

• Du bist die rechte Hand der Geschäftsleitung und der Projektleitungen und hältst ihnen in allen organisatorischen und administrativen Fragen den Rücken frei.
• Du koordinierst interne und externe Termine, bereitest Meetings vor, führst Protokoll und sorgst für eine zuverlässige Nachverfolgung offener Punkte und Beschlüsse.
• Du übernimmst die laufende Pflege der Projektdokumentation und sorgst dafür, dass alle Beteiligten jederzeit auf dem aktuellen Stand sind.
• Du bist Ansprechpartner für externe Projektbeteiligte, koordinierst Aufgaben mit Nachunternehmern und unterstützt bei der Prüfung von Nachträgen sowie bei der Rechnungsstellung.
• Du nutzt Kollaborationstools wie MS Teams oder Winplan für die effiziente Zusammenarbeit im Projektalltag.
• Du wirkst bei Ausschreibungs- und Vergabeverfahren mit und begleitest VgV-Verfahren gemeinsam mit unserem interdisziplinären Team.
• Du bist Teil eines wachsenden Rollenprofils und hilfst mit, die Projektassistenz in unserem Unternehmen strukturell weiterzuentwickeln.

• Du eine abgeschlossene kaufmännische Ausbildung mitbringst (z. B. Kauffrau/Kaufmann für Büromanagement), idealerweise mit technischem Bezug.

• Du bereits zwei Jahre Erfahrung in einer vergleichbaren Funktion gesammelt hast, gerne im projektbezogenen oder technischen Umfeld.

• Du dich in MS Office (v. a. Excel, Word, Outlook) sicher bewegst und idealerweise mit Tools wie MS Project, iTWO oder Winplan vertraut bist.
• Du strukturiert, eigenverantwortlich und lösungsorientiert arbeitest und auch bei hoher Taktung den Überblick behältst.
• Du professionell kommunizierst, gern im Team arbeitest und keine Scheu vor technischen Themen hast.
• Du Lust hast, dich fachlich weiterzuentwickeln – zum Beispiel rund um Projektmanagement, Vergabeverfahren oder digitale Tools.
• Du bereit bist, dich aktiv in interne Prozesse einzubringen – und unsere Arbeitsweise weiterzudenken.

Mit dir fließen unsere Projekte in die richtige Richtung. Wir freuen uns auf deine Bewerbung!