Chefarztsekretärin (m/w/d) – Strategisches Office-Management & Projektleitung Ambulantisierung – Kardiologie

Sie möchten mehr als klassische Assistenz? In dieser Schlüsselrolle verbinden Sie exzellentes Chefarztsekretariat mit strategischem Office-Management und gestalten aktiv den Aufbau eines neuen ambulanten Standorts. Sie strukturieren, steuern, vernetzen – und schaffen damit die Basis für reibungslose Abläufe, zufriedene Patient:innen und eine zukunftsfähige Organisation. Wenn Sie Verantwortung lieben, Veränderung vorantreiben und Wirkung erzielen wollen, ist diese Position der perfekte nächste Schritt.

Ihr Mission:

Sie sind die zentrale Schaltstelle im Chefarztsekretariat und zugleich Architekt:in modernen Versorgungs- und Organisationsstrukturen. Mit Ihrem Blick fürs Ganze und Ihrer Hands-on-Mentalität sorgen Sie dafür, dass die Schnittstelle zwischen ambulanter und stationärer Versorgung reibungslos funktioniert – heute und in Zukunft.

Ihre Aufgaben:

In dieser Schlüsselposition sind Sie weit mehr als eine administrative Unterstützung – Sie sind die treibende Kraft hinter den Kulissen:

• Strategisches Office-Management: Eigenverantwortliche Organisation und Strukturierung des Chefarztsekretariats mit ganzheitlichem Überblick über alle Abläufe.
• Chefarztsekretariat auf High-Level: Professionelle Koordination von Terminen, Prioritäten und Abläufen im direkten Umfeld der ärztlichen Leitung.
• Architekt:in der Patientenversorgung: Aktiver Aufbau und Optimierung der Schnittstelle zwischen ambulanter und stationärer Versorgung zur Sicherstellung eines reibungslosen Patientenflusses.
• Projektleitung Ambulantisierung: Konzeption, Aufbau und Implementierung eines neuen ambulanten Standorts inklusive Struktur- und Prozessdesign.
• Operative Standortsteuerung und kontinuierliche Weiterentwicklung effizienter, wirtschaftlicher Organisationsprozesse.
• Optimierung der Patient Journey sowie Einführung moderner Check-in- und Service-Standards.
• High-Level Patientenmanagement: Koordination der Terminplanung und empathische Betreuung unserer Privatambulanz-Patient:innen auf höchstem Service-Niveau.
• Schnittstellen-Profi: Selbstständige Korrespondenz mit internen und externen Partnern sowie Vorbereitung der Privatabrechnung.
• Aufbau und Weiterentwicklung eines Qualitätsmanagementsystems.
• Entwicklung und Nutzung von KPI-gestützten Steuerungsinstrumenten zur nachhaltigen Standortentwicklung.
• Retail- und Upsell-Strategieentwicklung im ambulanten Kontext zur Stärkung von Service und Wirtschaftlichkeit.
• Event- & Netzwerkmanagement: Planung und Durchführung von Mitarbeiter-Events und Fachveranstaltungen.
• Change-Management, Teamentwicklung und – je nach Struktur – Übernahme von Führungsverantwortung.
• Digitalisierungs- und Workflow-Optimierung (KIS, MS Office, digitale Prozesse).

Das bringen Sie mit:

• Fundierte Berufserfahrung in einer vergleichbaren Position, z. B. als Chefarztsekretärin, im Praxismanagement, in der Teamleitung oder im operativen Gesundheitsmanagement.
• Ausgeprägte Umsetzungsstärke, eine strukturierte Arbeitsweise und Freude daran, Dinge aktiv voranzubringen.
• Souveränes Auftreten, Kommunikationsstärke und ein hohes Maß an Diskretion.
• Sichere Anwendung von MS Office, digitalen Workflows und elektronischen Patientenakten (KIS).
• Strategisches Denken gepaart mit pragmatischer Hands-on-Mentalität und ausgeprägter Serviceorientierung.

Warum Sie sich bei uns wohlfühlen werden:

Weil Sie hier nicht nur eine Assistenzfunktion übernehmen, sondern aktiv Zukunft gestalten. Sie erhalten echten Gestaltungsspielraum, arbeiten eng mit der ärztlichen Leitung zusammen und prägen Strukturen, die nachhaltig wirken. Diese Rolle bietet Ihnen Sichtbarkeit, Verantwortung und die Chance, ein zentrales Zukunftsprojekt im Gesundheitswesen maßgeblich mitzugestalten.

Klingt nach Ihrer nächsten Herausforderung? Dann freuen wir uns darauf, Sie kennenzulernen und gemeinsam die Zukunft der ambulanten Versorgung zu gestalten.