Was dich bei uns erwartet

Du bist Teil unseres People & Culture Teams und sorgst dafür, dass der Laden läuft. Ob Kolleginnen, Gäste oder externe Partnerinnen und Kund*innen: Bei dir fühlen sich alle direkt willkommen und gut aufgehoben. Du behältst den Überblick, hast immer ein offenes Ohr und machst unser Office zu einem Ort, an dem man gerne arbeitet, sich austauscht und wohlfühlt.

Deine To-dos im Alltag

• Office- & Empfangsmanagement Empfang und Betreuung von Gästen, Telefonzentrale, zentrales E-Mail-Postfach sowie Organisation von Post, Lieferungen und Kurieren
• Termin-, Meeting- & Kalenderkoordination Organisation und Koordination von Meetings, Terminen und Konferenzräumen inkl. Vor- und Nachbereitung sowie Pflege des Unternehmenskalenders und Abstimmung mit internen und externen Ansprechpartner*innen
• Büroorganisation & Infrastruktur Sicherstellung eines strukturierten und reibungslosen Büroalltags, Organisation der Büroversorgung (Materialien, Getränke, Snacks, Ausstattung, Reinigungsmittel)
• Bestellwesen & Dienstleisterkoordination Verantwortung für das interne Bestellwesen sowie Koordination externer Dienstleister (z. B. Reinigung, Handwerker, Servicepartner)
• Reise- & Eventmanagement Organisation und Buchung von Geschäftsreisen inkl. Pflege des Travel-Management-Tools sowie Unterstützung bei der Planung und Durchführung interner und externer Events
• Vertrags- & Flächenadministration Unterstützung bei der Verwaltung von Dienstleistungsverträgen sowie bei der administrativen Abwicklung von Untermietungen der Mietflächen
• Administrative Unterstützung Allgemeine administrative Tätigkeiten, u. a. Überarbeitung von Präsentationen und Unterlagen

Das bringst du mit

• Erfahrung im Office Management, in der Assistenz oder in einer vergleichbaren organisatorischen Rolle
• Ausgeprägte Service- und Hands-on-Mentalität
• Strukturierte, zuverlässige und selbstständige Arbeitsweise
• Organisationsgeschick, Kommunikationsstärke und ein gutes Gespür für Prioritäten
• Sicherer Umgang mit gängigen Office-Tools und digitalen Anwendungen
• Freude daran, Verantwortung zu übernehmen und Dinge eigenständig voranzubringen

Das bieten wir dir

• Eine vielseitige, verantwortungsvolle Position mit Gestaltungsspielraum
• Enge Zusammenarbeit mit Geschäftsführung, People & Culture und Fachbereichen
• Ein wertschätzendes Arbeitsumfeld und ein kollegiales Team
• Flexible Arbeitszeiten im Rahmen einer 20-Stunden-Woche
• Ein modernes Büro und ein Arbeitsumfeld, in dem Organisation und Wohlfühlatmosphäre zählen

Bereitgestellt in Kooperation mit der Bundesagentur für Arbeit.