Teamassistenz (m/w/d) für unser Office Management in Teilzeit (mind. 25 Std./Woche)

Geschäftsstelle in Hamburg-Horn
Beginn: zum nächstmöglichen Zeitpunkt

Arbeiten in den Jugendherbergen zwischen Nordsee und Ostsee – ein echter (FEEL)GOOD JOB

Du bist auf der Suche nach einem guten Job? Mit guten Leuten um dich herum? Gut machbar und sinnstiftend zugleich? Dann bist du bei uns genau richtig. Seit über 110 Jahren betreiben wir als gemeinnütziger Verband des Deutschen Jugendherbergswerks e.V. unsere Jugendherbergen und vertreten Werte, die das Leben bereichern. Das Motto "Gemeinschaft erleben" steht im Mittelpunkt unserer Arbeit. Mit über 40 Jugendherbergen an den schönsten Orten in Schleswig-Holstein, Hamburg und Nordniedersachsen realisiert der DJH-Landesverband Nordmark e.V. jährlich rund 1 Mio. Übernachtungen. Unser Team engagiert sich jeden Tag mit Herz & Hand für unsere kleinen und großen Gäste.

Doch wer kümmert sich bei den Jugendherbergen im Norden eigentlich um die zentralen Themen? Das übernehmen die 35 Kolleginnen und Kollegen in unserer Geschäftsstelle in Hamburg-Horn. Wir sind ein bunter Mix aus Menschen und Zuständigkeiten. In Kurzform sorgen wir für das Funktionieren aller Standorte. Damit das auch so bleibt, benötigt unser Team noch Verstärkung.

DEIN JOB

Du bist plietsch, behältst in turbulenten Phasen einen kühlen Kopf und hast Freude daran, wenn durch deinen Einsatz der Tag für alle gut läuft? Klasse! Denn als erste Anlaufstelle für Gäste, Mitarbeitende und Partner suchen wir ein Organisationstalent mit Herz – jemand, der Struktur reinbringt und mit positiver Energie für gute Laune im Alltag sorgt.

DEINE AUFGABEN

• Du gestaltest eine positive Arbeitsatmosphäre aktiv mit: Organisation von Teamveranstaltungen, Koordination interner Kommunikation und Zusammenarbeit.
• Du kümmerst dich um Bestellungen (z.B. Büromaterial, Catering) und bist die Schnittstelle für externe Dienstleister.
• Du übernimmst sämtliche Aufgaben in der Poststelle und bist für die Ein-/Ausgangspost (Briefe und Pakete) zuständig.
• Du bist erste*r Ansprechpartner*in in der Telefonzentrale.
• Bei anstehenden Besprechungen sorgst du dafür, dass der Konferenzraum vorbereitet ist und führst bei Bedarf Protokoll.
• Anfallende Korrespondenz sowie die Aufbereitung von Informationen und Unterlagen erledigst du selbstständig.
• Landesverbandsinterne Veranstaltungen organisierst du eigenständig.

WAS UNS WICHTIG IST

• Eine kaufmännische Ausbildung und mehrjährige Berufserfahrung.
• Du bist ein Organisationstalent mit Freude an Koordination und administrativen Aufgaben, du schaffst es Dinge am Laufen zu halten.
• Durch dein gutes Zeitmanagement behältst du auch in stressigen Situationen einen guten Überblick.
• Du magst strukturiertes Arbeiten, bist aber ebenso in der Lage, flexibel zu agieren und Prioritäten neu zu setzen.
• Du zeigst eine ausgeprägte Problemlösungskompetenz und Hands-on-Mentalität.
• Du arbeitest gerne im Team, bist serviceorientiert und packst mit an.
• Den sicheren Umgang mit allen gängigen MS Office Anwendungen, insbesondere Excel und Powerpoint, setzen wir voraus.
• Bei uns benötigt man gute Deutsch- und Englischkenntnisse in Wort- und Schrift.
• Eine freundliche, klare und professionelle Kommunikation ist uns wichtig.
• Kurz gesagt: Wenn du ein Teamplayer bist und Freude an selbstständigem Arbeiten hast, bist du bei uns genau richtig!

DARAUF DARFST DU DICH FREUEN

• Eine verantwortungsvolle und abwechslungsreiche Aufgabe mit kurzen Entscheidungswegen.
• Attraktive Bezahlung und gute Sozialleistungen (z.B. betriebliche Altersversorgung).
• Für einen guten Teamflow erwartet dich eine strukturierte 5-Tage-Woche mit einer fixen Kernzeit von 10:00 bis 14:00 Uhr im Büro. Die restliche Arbeitszeit kann nach Absprache flexibel gestaltet werden.
• 30 Tage Urlaub - und zusätzlich den 24. und 31.12. frei.
• Für ehrenamtliches Engagement gibt es 1 Tag extra Urlaub im Kalenderjahr.
• Ein kollegiales Miteinander in einem angenehmen Arbeitsumfeld sowie eine kinder-, jugend- und familienfreundliche Atmosphäre.
• Mitarbeitenden-Benefits wie z.B. kostenlose Mitgliedschaft im DJH, Bikeleasing, Zuschuss zum Deutschlandticket, exklusive Preisnachlässe bei über 800 Top-Marken über Corporate Benefits.

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