Office Manager (f/m/d) in Cologne
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Trusted Shops GmbH
Internet, Onlinemedien
Köln
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Über diesen Job
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Office Manager (f/m/d) in Cologne
Trusted Shops SE (DE) • Köln
Köln
Deine Aufgaben
Trusted Shops schafft digitales Vertrauen zwischen Menschen, Unternehmen und KI-Agenten. Jeden Tag verlassen sich Millionen von Verbraucher*innen auf unsere Lösungen, um sichere Online-Entscheidungen zu treffen, während Unternehmen unsere Produkte nutzen, um Vertrauen aufzubauen, Kundenbeziehungen zu stärken und nachhaltig zu wachsen. Mit rund 700 Kolleg*innen in ganz Europa, mehr als 25.000 Online-Shops und über 40 Millionen Verbraucher*innen in unserer "Community of Trust" tragen wir dazu bei, eine sicherere und transparentere digitale Welt zu gestalten.
Um unser Office und Facility Management Team zu verstärken, suchen wir dich als:
Office Manager*in (w/m/d)
Köln (onsite) | Unbefristete Festanstellung (Vollzeit)
Gestalte gemeinsam mit Deinen Kolleg*innen unseren Empfang als Herzstück des Offices. Als Office Manager*in (w/m/d) sorgst Du dafür, dass sich Mitarbeiter*innen, Gäste und Dienstleister*innen bei uns willkommen fühlen und unsere Abläufe im Office zuverlässig funktionieren.
Dabei geht es um weit mehr als klassischen Empfang: Du organisierst, koordinierst und digitalisierst Prozesse und entwickelst gemeinsam mit uns ein modernes Arbeitsumfeld weiter.
Das sind Deine Aufgaben
Office Management & Empfang: Du bist die erste Ansprechperson für Mitarbeitende, Besucher*innen und externe Dienstleister*innen und sorgst für einen professionellen und herzlichen Empfang.
Organisation & Koordination: Du koordinierst vielfältige organisatorische Abläufe im Kölner Office und arbeitest eng mit der Vorstandsassistenz und dem C-Level zusammen.
Meetings & Events: Du organisierst interne, externe und hybride Meetings inklusive Raumplanung, Vor- und Nachbereitung sowie Catering.
Digitale Office-Prozesse: Du hinterfragst bestehende Abläufe und unterstützt dabei, administrative Prozesse zu digitalisieren und effizienter zu gestalten.
Hardware & Versand: Du koordinierst und dokumentierst den Versand von IT-Hardware an unsere Mitarbeiter*innen.
Kommunikation & Post: Du übernimmst die interne und externe Kommunikation per Telefon und E-Mail sowie unser Post-Management.
Office Services: Du koordinierst unter anderem die Beschaffung und Ausgabe von Büromaterialien und behältst Bestände und Bedarfe im Blick.
Internationale Zusammenarbeit: Du stehst im Austausch mit unseren internationalen Offices und unterstützt bei standortübergreifenden Themen.
Arbeitssicherheit: Du übernimmst die Rolle als Sicherheitsbeauftragter, koordinierst ASA-Sitzungen und arbeitest mit unseren Brandschutz- und Ersthelferinnen zusammen.
Workplace & New Work: Du unterstützt bei internen Umzügen und bringst Dich aktiv in die Weiterentwicklung unserer Arbeits- und Office Spaces ein.
Dein Profil
Uns ist nicht wichtig, dass Dein bisheriger Jobtitel bereits "Office Manager" lautete. Entscheidend ist, dass Du gerne organisierst, Verantwortung übernimmst und den Kontakt mit unterschiedlichen Menschen liebst.
Du bringst Berufserfahrung im Office Management, Empfang, Front Office, Assistenz, Hospitality, Customer Service oder einem vergleichbaren serviceorientierten Umfeld mit.
Du arbeitest strukturiert, eigenständig und zuverlässig und behältst auch bei mehreren parallelen Themen den Überblick.
Du kommunizierst gerne und sicher mit unterschiedlichen Ansprechpartner*innen und trittst professionell und serviceorientiert auf.
Du verfügst über sehr gute Deutsch- und Englischkenntnisse in Wort und Schrift.
Du bist sicher im Umgang mit Microsoft Office / Microsoft 365 und offen dafür, digitale Tools und Prozesse kennenzulernen.
Du hast Freude daran, Abläufe nicht nur zu organisieren, sondern auch weiterzuentwickeln.
Und nicht ganz unwichtig: In unserem Kölner Office gehören auch vier Hunde zum Arbeitsalltag. Deshalb solltest Du Dich in ihrer Gesellschaft wohlfühlen.
Das bieten wir Dir
Hybrid Work: Kombiniere feste Officetage mit Remote Work
Workation: Arbeite temporär von einem Ort deiner Wahl innerhalb der EU, Island, Liechtenstein oder Norwegen
28 Urlaubstage
2,5 zusätzliche freie Tage an Weihnachten, Silvester und Karneval
Buddy Programm (ein erfahrener Trustee steht Dir zur Seite)
Individuelle Weiterentwicklungsmöglichkeiten und Learning-Angebote (interne und externe Trainings, E-Learning)
Events (Team Events, Unit Events, etc.)
Health Pass - kostenlose Online und Offline Sport-, Fitness- und Gesundheitskurse
BUILD A COMMUNITY OF TRUST WITH US - #cometotrust
Du bist Dir nicht sicher, ob Du bist, wonach wir hier suchen? Bewirb Dich!
Bei Trusted Shops interessieren wir uns für Dich als Mensch - ob Du zu uns passt, ist unabhängig von Geschlecht, Nationalität, ethnischer und sozialer Herkunft, Religion/Weltanschauung, Behinderung, Alter sowie sexueller Orientierung und Identität. Trusted Shops bekennt sich klar zu Diversität und gegen Diskriminierung.
Isabell Löwen
Deine Benefits bei People & Office
Hybrid Work
Unsere hybride Arbeitsstruktur fördert lebendigen Teamgeist vor Ort und gibt dir gleichzeitig den Raum, deinen persönlichen Rhythmus an Remote-Tagen zu entfalten. Nutze zusätzlich die Option von Workation.
Health Pass
Bleibe fit – physisch und psychisch. Unser betriebliches Gesundheitsmanagement bietet dir eine Vielzahl von Kursen, Vorträgen und Workshops.
Internationales Flair
Bei einem Team bestehend aus 40 verschiedenen Nationen wird es niemals langweilig. Wir feiern unsere Vielfalt und die unzähligen neuen Blickwinkel, die sie uns schenkt.
Individuelle Weiterentwicklungsmöglichkeiten
Entfalte dein Talent und verbessere deine individuellen Skills, die dich bei deiner Arbeit unterstützen.
Buddy Programm
Dein Buddy hilft dir, dich in deiner Anfangszeit bei uns gut einzuleben. Später kannst auch du deine Erfahrung mit neuen Kolleg*innen teilen.
Teamevents
Egal ob im Sommer, im Winter oder dann, wann es deinem Team passt – wir genießen gemeinsame Zeit.
Tools
Immer up to date. Wir arbeiten mit den neusten Tools, um unsere Kolleg*innen bestmöglich zu betreuen.
Agile Coach
Unser Agile Coach hilft dir auf Wunsch dabei, deine Strukturen zu reflektieren und gemeinsam an ihnen zu arbeiten.
Unsere Werte
Transparenz
Offene und klare Kommunikation bringen uns schnell ans Ziel. Sprich deine Themen offen an – gemeinsam finden wir für alles eine Lösung.
Respekt
Jede*r unserer Kolleg*innen ist ein wertvoller Bestandteil unserer Gemeinschaft. Respektvoller Umgang und Offenheit sind die Voraussetzung für unsere Arbeit.
Vertrauen
Wir wissen, dass du deine Arbeit toll machst – sonst wärst du nicht bei uns. Deswegen vertrauen wir dir, deinen Fähigkeiten, Ideen und Intentionen.
Erfahrungsberichte
Ich bin seit Mitte 2021 als "Data Analyst" bei Trusted Shops angestellt und arbeite eigenverantwortlich und in Zusammenarbeit mit Kolleg*innen an dem Thema Daten. Ich habe es mir zur Aufgabe gemacht, automatisierte, datengestützte Echtzeit-Einsichten für Customer Success Management zu liefern, um Maßnahmen für kundenorientierte Lösungen und Entscheidungen einzuleiten. Das erfolgt über eigenständige Analysen, das Definieren und Ermitteln von KPIs, bis hin zu der Erstellung von Dashboards. Es macht mir Tag für Tag Spaß, mit diesen datengetrieben Themen mein Team und Trusted Shops bei der Erreichung unserer Ziele zu unterstützen.
Ich bin Tech-Recruiter und mag es sehr neue Mitarbeiter*innen für unsere besondere Trusted Shops Kultur und Vision zu begeistern. Diese hatte mich selbst in meinem eigenen Bewerbungsgespräch sofort angesteckt und ich war sicher, dass ich Teil des Teams und Trusted Shops werden will.
Tief in mir bin ich ein Techie und fasziniert, wie die Technik selbst die alltäglichsten Dinge revolutioniert. Kein Wunder, dass ich auch als Recruiter im Tech-Bereich gelandet bin. Hier mag ich besonders die Synergien, die über die Bereiche und Teams entstehen. Tech-Expert*innen profitieren gegenseitig von ihren fachlichen Spezialisierungen und bündeln ihre Ideen, um Produkte zu optimieren. Als Recruiter tauche ich immer wieder in diese Welt ein und genieße die Gespräche mit Bewerber*innen, meinen regelmäßigen Austausch mit Hiring Manager*innen, die gemeinsame Ausgestaltung des Anforderungsbereiches der ausgeschriebenen Stellen, sowie die Planung des Bewerbungsprozesses und dessen Inhalt. Da das Recruiting einen hohen Stellenwert bei Trusted Shops hat, werden unsere Arbeit, Expertise und Meinung von allen Kolleg*innen sehr wertgeschätzt.
Als People Business Partner bei Trusted Shops erlebe ich ein unglaublich abwechslungsreiches Arbeitsumfeld mit immer neuen Aufgaben, die mich herausfordern und gleichzeitig Spaß machen. Neben unserer Tech Unit, die ich intensiv betreue und gemeinsam mit den Manager*innen in der Unit weiterentwickle, habe ich im letzten Jahr zum Beispiel die Gründung unserer italienischen Niederlassung von der HR-Seite aus begleitet. Auch der spanische Markt spielt in meinem Arbeitsalltag eine Rolle – die Internationalität spiegelt sich also nicht nur in unserem Kund*innenportfolio, sondern auch im Alltag der Personalabteilung wider. Gemeinsam mit unseren People-Kolleg*innen sind wir an spannenden Projekten beteiligt, die vom Aufbau einer internen Führungsakademie bis hin zu neuen Konzepten rund um New Work reichen. Ihr seht, was hier los ist – werdet gerne ein Teil davon!
Ich bin seit Mitte 2021 als "Data Analyst" bei Trusted Shops angestellt und arbeite eigenverantwortlich und in Zusammenarbeit mit Kolleg*innen an dem Thema Daten. Ich habe es mir zur Aufgabe gemacht, automatisierte, datengestützte Echtzeit-Einsichten für Customer Success Management zu liefern, um Maßnahmen für kundenorientierte Lösungen und Entscheidungen einzuleiten. Das erfolgt über eigenständige Analysen, das Definieren und Ermitteln von KPIs, bis hin zu der Erstellung von Dashboards. Es macht mir Tag für Tag Spaß, mit diesen datengetrieben Themen mein Team und Trusted Shops bei der Erreichung unserer Ziele zu unterstützen.
Ich bin Tech-Recruiter und mag es sehr neue Mitarbeiter*innen für unsere besondere Trusted Shops Kultur und Vision zu begeistern. Diese hatte mich selbst in meinem eigenen Bewerbungsgespräch sofort angesteckt und ich war sicher, dass ich Teil des Teams und Trusted Shops werden will.
Tief in mir bin ich ein Techie und fasziniert, wie die Technik selbst die alltäglichsten Dinge revolutioniert. Kein Wunder, dass ich auch als Recruiter im Tech-Bereich gelandet bin. Hier mag ich besonders die Synergien, die über die Bereiche und Teams entstehen. Tech-Expert*innen profitieren gegenseitig von ihren fachlichen Spezialisierungen und bündeln ihre Ideen, um Produkte zu optimieren. Als Recruiter tauche ich immer wieder in diese Welt ein und genieße die Gespräche mit Bewerber*innen, meinen regelmäßigen Austausch mit Hiring Manager*innen, die gemeinsame Ausgestaltung des Anforderungsbereiches der ausgeschriebenen Stellen, sowie die Planung des Bewerbungsprozesses und dessen Inhalt. Da das Recruiting einen hohen Stellenwert bei Trusted Shops hat, werden unsere Arbeit, Expertise und Meinung von allen Kolleg*innen sehr wertgeschätzt.
Als People Business Partner bei Trusted Shops erlebe ich ein unglaublich abwechslungsreiches Arbeitsumfeld mit immer neuen Aufgaben, die mich herausfordern und gleichzeitig Spaß machen. Neben unserer Tech Unit, die ich intensiv betreue und gemeinsam mit den Manager*innen in der Unit weiterentwickle, habe ich im letzten Jahr zum Beispiel die Gründung unserer italienischen Niederlassung von der HR-Seite aus begleitet. Auch der spanische Markt spielt in meinem Arbeitsalltag eine Rolle – die Internationalität spiegelt sich also nicht nur in unserem Kund*innenportfolio, sondern auch im Alltag der Personalabteilung wider. Gemeinsam mit unseren People-Kolleg*innen sind wir an spannenden Projekten beteiligt, die vom Aufbau einer internen Führungsakademie bis hin zu neuen Konzepten rund um New Work reichen. Ihr seht, was hier los ist – werdet gerne ein Teil davon!
Ich bin seit Mitte 2021 als "Data Analyst" bei Trusted Shops angestellt und arbeite eigenverantwortlich und in Zusammenarbeit mit Kolleg*innen an dem Thema Daten. Ich habe es mir zur Aufgabe gemacht, automatisierte, datengestützte Echtzeit-Einsichten für Customer Success Management zu liefern, um Maßnahmen für kundenorientierte Lösungen und Entscheidungen einzuleiten. Das erfolgt über eigenständige Analysen, das Definieren und Ermitteln von KPIs, bis hin zu der Erstellung von Dashboards. Es macht mir Tag für Tag Spaß, mit diesen datengetrieben Themen mein Team und Trusted Shops bei der Erreichung unserer Ziele zu unterstützen.