Über die Position:

Im Rahmen der Arbeitnehmerüberlassung suchen wir für unseren Kunden, ein Unternehmen aus der Pharma Branche, Unterstützung als Team-Assistenz (m,w,d) in Marburg.

Sie leisten praktische administrative und analytische Unterstützung für das Employee Relations Team in Deutschland. Sie sorgen für einen reibungslosen Ablauf, indem Sie Meetings organisieren, Dokumente vorbereiten, Daten verwalten und die Bedürfnisse des Teams antizipieren

Sie unterstützen das Team bei wie folgt:

• Koordination und Planung von Mitarbeitermeetings, inklusive Raumreservierungen, Terminmanagement und virtuellen Meetings.
• Vorbereitung und Zusammenstellung von Dokumenten für Mitarbeitergespräche, Untersuchungen, Anhörungen und Beratungen.
• Pflege genauer und übersichtlicher Aufzeichnungen, sowohl digital als auch in Papierform.
• Unterstützung des ER-Teams im Tagesgeschäft
• Kommunikation mit HR-Kollegen, der Gehaltsabrechnung, der Rechtsabteilung und anderen internen Teams zur Informationsbeschaffung. Daten und Reporting
• Pflege und Aktualisierung von Excel-Tabellen für ER-Fälle, -Maßnahmen und -Zeitpläne.
• Erstellung regelmäßiger und bedarfsbezogener Excel-Berichte zur Unterstützung der ER-Aktivitäten und Entscheidungsfindung.
• Datenprüfungen und grundlegende Analysen durchführen, um Genauigkeit und Konsistenz sicherzustellen.
• Berechnungen und Datenaufbereitung für ER-Prozesse unterstützen und eng mit den ER-Managern zusammenarbeiten. System- und Prozessunterstützung
• Mit HR-Systemen und internen Tools arbeiten, um die ER-Administration und das Reporting zu unterstützen.
• Sicherstellen, dass Daten vertraulich und gemäß den Datenschutzbestimmungen behandelt werden.
• Verbesserungspotenziale für administrative Prozesse und Arbeitsweisen identifizieren. Proaktive Unterstützung
• Die Bedürfnisse des ER-Teams antizipieren und proaktiv handeln.
• Risiken, Lücken oder Probleme frühzeitig erkennen und praxisnahe Lösungen vorschlagen.
• Schnell auf wechselnde Prioritäten und hohes Arbeitsaufkommen reagieren.

Ihr Profil:

• Sehr gute Excel-Kenntnisse, insbesondere: Datenmanipulation und Berichterstellung
• Erfahrung mit Serienbriefen in Microsoft Office (Word und Excel)
• Sicherer Umgang mit Zahlen und Berechnungen
• Fließende Englisch- und Deutschkenntnisse (in Wort und Schrift)
• Ausgezeichnete Organisationsfähigkeit und hohe Detailgenauigkeit
• Fähigkeit, mehrere Aufgaben und Fristen ruhig und präzise zu bewältigen
• Diskretion im Umgang mit sensiblen und vertraulichen Informationen
• Proaktiv, pragmatisch und lösungsorientiert.

Nice-to-have:

• Erfahrung in der Unterstützung von HR- oder Mitarbeiterbeziehungsfunktionen
• Vertrautheit mit HR-Systemen und administrativen Arbeitsabläufen
• Erfahrung mit Makros in Microsoft Office (Excel und Word)
• Excel: Pivot-Tabellen
• Erfahrung in einem dynamischen Arbeitsumfeld, z. B. in einem Dienstleistungsunternehmen oder Konzern.

Das bieten wir Ihnen:

• Tätigkeit in einem zukunftssicheren Umfeld
• Tarifvertraglich geregelte Vergütung
• Bewerbungscoaching
• Gründliche Einarbeitung

Bitte senden Sie uns Ihren Lebenslauf, idealerweise mit Angabe Ihres frühestmöglichen Starttermins

Bei Rückfragen sind wir jederzeit gerne für Sie da!

Bereitgestellt in Kooperation mit der Bundesagentur für Arbeit.