Assistenz Zentrale Dienste und Service-Hotline (m/w/d)

Ausschreibungsnummer 11-156/25

Wir suchen für das Amt für Migration und Integration zum nächstmöglichen Zeitpunkt, befristet und unbefristet sowie in Voll- und Teilzeit mehrere Personen als

Die Stadt Münster versteht sich als eine weltoffene und interkulturell geprägte Stadtgemeinschaft. In allen Lebens- und Arbeitsbereichen sind Migrant*innen Teil des täglichen Lebens. Stichworte wie Fachkräftezuwanderung, Wissenschafts- und Forschungsstandort sowie der Bedarf an Pflegekräften lassen einen weiteren Zuzug in den Bereichen Arbeit, Studium und Ausbildung erwarten. Daneben kommen weiterhin Menschen auf dem Fluchtweg in die Stadt. Es gibt auch Personen, die kaum oder sogar keine Aussicht auf ein Bleiberecht haben.

Dem Amt für Migration und Integration kommt durch die Gestaltung von Aufenthaltsrechten somit eine wesentliche Rolle zu. Unser Ziel ist es, durch einen respektvollen Umgang und transparente Verfahren eine Atmosphäre des Vertrauens und der Zusammenarbeit zu schaffen, die sowohl den Belangen von Migrant*innen als auch den gesetzlichen Vorgaben gerecht wird.

Zu besetzen sind eine unbefristete Teilzeit-Stelle mit 19,5 Wochenstunden sowie eine bis zum 30.06.2026 befristete Vollzeit-Stelle mit 39 Wochenstunden. Bei der befristeten Vollzeit-Stelle handelt es sich um eine Vertretungsstelle. Eine Verlängerung des Arbeitsverhältnisses ist in Abhängigkeit der Vertretungssituation möglich. Bitte geben Sie in Ihrer Bewerbung Ihre bevorzugte Stundenanzahl an.

Ihre Aufgabenschwerpunkte

Telefon-Hotline

• Sie erteilen allgemeine Auskünfte zu aufenthaltsrechtlichen Themen, wie Einreise und Aufenthalt, Studium, Erwerbstätigkeit, Familienzusammenführung und Abgabe einer Verpflichtungserklärung.
• Anliegen von Kund*innen nehmen Sie auf und leiten Anfragen und Beschwerden per E-Mail weiter.

Zentrale Dienste

• Die Eingangspost bearbeiten oder verteilen Sie zuständigkeitshalber weiter - einschließlich der allg. E-Mailadressen der Ausländerbehörde, der Faxgeräte und des Briefkastens.
• Die aktuell 25 Handkassen rechnen Sie selbständig ab.
• Sie verwalten das Büromaterial des Amtes.
• Krank- und Gesundmeldungen bearbeiten Sie eigenverantwortlich.

Sekretariat der Amtsleitung

• Sie übernehmen diverse Aufgaben der Büroorganisation und -kommunikation zur Unterstützung der Amtsleitung. Hierzu gehört es auch, einfach Routine-Schreiben selbständig zu verfassen sowie Termine und Kontakte zuverlässig zu verwalten.
• Besucher*innen werden von Ihnen stets freundlich und professionell in Empfang genommen.

Sie haben Interesse an der Stelle oder Fragen zum Aufgabengebiet? Für weitere Informationen steht Ihnen Christian Hester (Tel. 02 51/4 92 - 36 26, E-Mail: Hester(at)stadt-muenster.de) gerne zur Verfügung.

Ihr Profil

• Sie verfügen über eine abgeschlossene dreijährige Berufsausbildung mit kaufmännischem oder bürotechnischem Schwerpunkt.

Sie können sich bereits jetzt bewerben, wenn Sie die o. g. Voraussetzungen bis zum Stichtag 30.11.2025 erfüllen werden.

Ihre Kompetenzen

• Sie sind bereit, Ihre Arbeitszeiten an den allgemeinen Servicezeiten des Amtes auszurichten (montags und dienstags 8 - 16 Uhr, mittwochs und freitags 8 – 12 Uhr, donnerstags 8 – 12 Uhr und 15 - 18 Uhr).
• In der Anwendung der MS-Office Programme sind Sie routiniert und bringen vertiefte IT-Kenntnisse mit.
• Ihre Stärken liegen in der Kommunikation, was sich in Ihrer ausgeprägten Kooperations- und Teamfähigkeit sowie in der Offenheit gegenüber anderen Kulturen widerspiegelt. Darüber hinaus ist ihre Arbeitsweise eigeninitiativ und zuverlässig.
• Wir freuen uns besonders, wenn Sie über Fremdsprachenkenntnisse oder Erfahrung im Kund*innenmanagement verfügen.

Unser Angebot

• Transparente tarifliche Bezahlung: Sie erhalten ein Gehalt nach Entgeltgruppe 6 des Tarifvertrags für den öffentlichen Dienst (TVöD). Das bedeutet je nach Berufserfahrung zwischen 3.346,55 € und 3.819,26 € brutto (Vollzeit).
• Moderne Arbeitsbedingungen: Durch digitale Aktenführung (E-Akte) bietet Ihnen dieser Arbeitsplatz die komfortable Möglichkeit nach erfolgreicher Einarbeitung im Home-Office zu arbeiten. Die hierfür notwendige IT-Ausstattung wird von der Stadt Münster gestellt.
• Verkehrsgünstiger Standort in der Innenstadt: Sie arbeiten im Herzen von Münster (Ludgerikreisel) und haben die Möglichkeit, die städtische Kantine zur Verpflegung im Stadthaus 2 zu nutzen. Dank bahnhofsnaher Lage erreichen Sie in wenigen Gehminuten Busse und Bahnen.

Bei uns zu arbeiten hat viele Vorteile – der öffentliche Dienst ist nur einer davon. Was uns noch zu einer attraktiven Arbeitgeberin macht, finden Sie unter https://www.stadt-muenster.de/gute-einstellung/arbeiten-fuer-die-stadt-muenster/vorteile.

Münster setzt sich aktiv für Chancengleichheit und Vielfalt ein. Wir verfolgen das Ziel, ein wertschätzendes, geschlechtersensibles und familienfreundliches Arbeitsumfeld zu schaffen, in dem Rassismus und Diskriminierung keinen Platz haben. Wir begrüßen daher Bewerbungen von Menschen unabhängig von ihrer kulturellen und sozialen Herkunft, ihrem Alter, ihrer Religion und Weltanschauung oder ihrer sexuellen Orientierung und geschlechtlichen Identität.

Bewerbungen von Menschen mit internationaler Familiengeschichte sind sehr willkommen.

Die Stadt Münster fördert Frauen und stellt sie in Bereichen, in denen sie unterrepräsentiert sind, bei gleicher Eignung, Befähigung und fachlicher Leistung entsprechend den Zielen des LGG NRW bevorzugt ein.

Wir wünschen uns ausdrücklich Bewerbungen schwerbehinderter und gleichgestellter Menschen.

Rückfragen zum Verfahren beantwortet Ihnen gerne Jennifer Schulte vom Personal- und Organisationsamt (Tel. 02 51/4 92 - 10 55, E-Mail: Schulte(at)stadt-muenster.de).

Wir freuen uns auf Ihre Bewerbung bis zum 05.10.2025 über unseren Online-Bewerbungsmanager. Mehr Informationen zum Bewerbungsprozess und weitere interessante Stellenausschreibungen finden Sie unter https://www.stadt-muenster.de/gute-einstellung.