TU-ID: 164

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Office Allrounder (all genders)

Karenzvertretung
Die Technische Universität Wien ist Österreichs größte Forschungs- und Bildungseinrichtung im technisch-naturwissenschaftlichen Bereich und leistet seit mehr als 200 Jahren einen unverzichtbaren Beitrag zur Sicherung der internationalen Wettbewerbsfähigkeit und Innovationskraft des Forschungsstandorts Österreich. Unter dem Motto "Technik für Menschen" betreiben an der TU Wien rund 26.000 Studierende und mehr als 4.000 Wissenschaftler_ innen in diesem Sinne Forschung, Lehre und Innovation.

In der Fachgruppe Administrative Services ist eine Stelle als Office Allrounder (all genders) voraussichtlich ab Oktober 2025 (40 Wochenstunden, befristet auf voraussichtlich 1 Jahr bzw. auf die Dauer der Karenzvertretung) mit folgendem Aufgabengebiet zu besetzen.

Ihre Aufgaben:

• Unterstützung der wissenschaftlichen Mitarbeiter_ innen und der Lehrbeauftragen in allen administrativen Belangen (Prüfungsverwaltung wie z.B. Noteneinträge, Kautionen, eigenständige Verwaltung der Praktika)
• Abrechnungen von Exkursionen und ggf. wissenschaftlichen Veranstaltungen (Tagungen, Konferenzen und Workshops)
• Kommunikations- und Auskunftstätigkeiten für Studierende bzw. Wissenschaftler_ innen in deutscher und englischer Sprache
• Unterstützung des Teams im laufenden Universitätsbetrieb (z.B. Raumbuchungen, Bestellabwicklungen, Zutrittssystemverwaltung, einfache Personalagenden)
• Pflege der Einträge in die Publikationsdatenbank der TU Wien
• Unterstützung des SAP-Teams bei Aufgaben in der Buchhaltung
• Telefonische und schriftliche Beantwortung von Anfragen sowie allgemeine Aufgaben im Sekretariat
• Betreuung von Gästen

Ihr Profil:

• Abgeschlossene kaufmännische Ausbildung, vorzugsweise mit Matura (z.B. HAK, HLA, etc.)
• Einschlägige Berufserfahrung in vergleichbarer Position bzw. im Office-Management, Erfahrung im universitären Umfeld von Vorteil
• Ausgezeichnete EDV-Kenntnisse (speziell MS Office: Word, Excel)
• Digitale Kompetenzen und Innovationsbereitschaft
• Vorkenntnisse in SAP, Buchhaltung, digitalen Verwaltungs- und Managementtools von Vorteil
• Deutsch- und Englischkenntnisse auf Niveau B2 oder C1
• Selbstständige, strukturierte und lösungsorientierte Arbeitsweise
• Flexibilität, vernetztes Denken und Genauigkeit sowie Verantwortungsbewusstsein
• Begeisterungs- und Lernfähigkeit
• Resilienz und Ressourcenorientierung
• Professionalität sowie Kommunikationskompetenz
• Hohe Kundenorientierung, Teamfähigkeit und Kooperationsbereitschaft

Wir bieten:

• Vielfältiges und spannendes Aufgabengebiet in einem kollegialen Team
• Hybride Arbeitsweise mit bis zu 60% Teleworking Möglichkeit
• Eine Reihe attraktiver Sozialleistungen (siehe Fringe Benefits )
• Breites internes und externes Weiterbildungsangebot, verschiedene Karriereoptionen
• Zentrale Lage sowie gute Erreichbarkeit (U1/U4 Karlsplatz)

Die TU Wien strebt eine Erhöhung des Frauenanteils insbesondere in Leitungsfunktionen an und fordert daher qualifizierte Frauen ausdrücklich zur Bewerbung auf. Bei gleicher Qualifikation werden Frauen vorrangig aufgenommen, sofern nicht in der Person eines gleich qualifizierten Mitbewerbers liegende Gründe überwiegen.

Wir sind bemüht, Menschen mit Behinderung mit entsprechender Qualifikation einzustellen und fordern daher ausdrücklich zur Bewerbung auf. Bei Rückfragen wenden Sie sich bitte an die Behindertenvertrauensperson der TU Wien, Herrn Gerhard Neustätter.

Die Einstufung erfolgt in der Verwendungsgruppe IIB gemäß dem Kollektivvertrag der Universitäten und beträgt bei einem wöchentlichen Beschäftigungsausmaß von 40 Wochenstunden EUR 2.560,10 brutto/Monat. Tätigkeitsbezogene Vordienstzeiten werden angerechnet.

Wir freuen uns auf Ihre Bewerbung bis 18.09.2025.