Unser Auftraggeber ist ein wachsendes SaaS-Unternehmen mit Schwerpunkt auf digitale Plattformlösungen für das Gesundheits- und Sozialwesen. Mit modernen Technologien, hoher Umsetzungsorientierung und Sinn für strukturiertes Wachstum gestalten wir Transformation aktiv – datengestützt, teamorientiert, menschenzentriert.

Zur Verstärkung des internen Managements suchen wir eine zuverlässige, strukturierte und proaktive Team Assistant & Operations Specialist mit Fokus auf Assistenz, Qualitätsmanagement und Recruiting.

Du bist organisatorisch stark, kommunikationssicher und denkst gerne in Prozessen? Dann bist du hier richtig.

Aufgaben

Assistenz (50 %)

• Unterstützung der Geschäftsführung im operativen Tagesgeschäft (Termin- und Reisemanagement, Kommunikationsschnittstelle, Vorbereitung von Unterlagen)
• Organisation, Priorisierung und Nachverfolgung von To-Dos sowie Koordination interner und externer Meetings
• Erstellung, Überarbeitung und Qualitätssicherung von Management-Präsentationen, Reports und Entscheidungsunterlagen
• Planung und Durchführung von Teamevents und Offsites

Qualitätsmanagement (25 %)

• Begleitung interner Zertifizierungsprozesse (z. B. ISO, AI Act): Koordination mit Fachbereichen, Fristenüberwachung, Dokumentation
• Strukturierung und kontinuierliche Verbesserung interner Prozesse und Vorlagen
• Qualitätssicherung interner Dokumente auf inhaltliche Konsistenz, Layout und Vollständigkeit

Recruiting & HR-Support (25 %)

• Unterstützung unserer externen Head of People im Recruiting (Stellenpflege, Terminierung von Interviews, Bewerberkommunikation)
• Unterstützung in der Personalverwaltung und beim Onboarding neuer Mitarbeitender
• Pflege von HR-Tools und Bewerbermanagementsystemen

Qualifikation

• Abgeschlossene kaufmännische Ausbildung oder betriebswirtschaftliches Studium (z. B. BWL, Office Management, Wirtschaftsadministration)
• Berufserfahrung in Assistenz-, Office- oder Projektmanagementrollen oder aus dem Recruiting idealerweise in Tech- oder SaaS-Umfeldern
• Interesse an Themen wie Compliance, Informationssicherheit, Recruiting oder Prozessoptimierung
• Sehr gute organisatorische Fähigkeiten, hohe Eigenverantwortung und lösungsorientiertes Denken
• Sicherer Umgang mit gängigen Business-Tools (z. B. Google Workspace, Microsoft 365, HubSpot, HR-Systeme)

Benefits

• Attraktives Gehalt, gemessen an deiner Qualifikation und Erfahrung
• Flexibles Arbeitsmodell
• Ein dynamisches und kreatives Arbeitsumfeld mit kurzen Entscheidungswegen
• Viele Möglichkeiten zur persönlichen Entwicklung
• Ausgezeichnetes Arbeitsklima
• Regelmäßige Teamevents