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SOL4 IT-Consulting GmbH

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SOL4 IT-Consulting GmbHposted an update31 March
Digitalisierung ist nur was für die Großen? Für kleine und mittlere Unternehmen bringt das nichts und ist viel zu teuer? Weit gefehlt! Gerade kleine und mittlere Unternehmen (KMU) können enorm von der Digitalisierung profitieren. Und: KMU können Fördermittel in Anspruch nehmen. SOL4 weiß, welche Digitalisierungsprojekte Ihr KMU wirklich weiterbringen. Mehr im sol4blog: https://bit.ly/3uFTfaV

Die besten Digitalisierungsprojekte für KMU

Sie hören „Digitalisierung“ und denken: „Das ist nur was für die Großen. Für uns als kleines Unternehmen bringt das nichts und zu teuer ist es ohnehin“? Weit gefehlt! Gerade kleine und mittlere Unternehmen (KMU) können enorm von der Digitalisierung profitieren. Und Förderungen erhalten Sie auch. Mit digitaler Transformation doppelt so erfolgreich Die Bedeutung der Digitalisierung hat sich gerade in der aktuellen Krise gezeigt. Unternehmen, die frühzeitig aus Digitalisierung gesetzt haben, verzeichneten im Vergleich zu den Nachzüglern ein um bis zu doppelt so starkes Umsatzwachstum in nur wenigen Jahren. Großes Potenzial vor allem bei KMU Die aktuelle Corona-Krise hat gezeigt, wie wichtig digitale Fähigkeiten für Unternehmen sind. Für viele KMU wurden diese sogar überlebenswichtig: denken Sie nur an digitale Vertriebswege. Die Daten zeigen aber auch, dass das Potenzial der Digitalisierung vor allem bei den KMU in Österreich nicht ausgeschöpft ist. Sie haben keine Idee, wo Sie anfangen sollen? Hier ein paar Beispiele für Digitalisierungsprojekte in kleinen Unternehmen, die Sie wirklich weiter bringen: 1. Prozesse automatisieren und vereinfachen Digitalisierung macht vieles einfacher. Gute interne Kommunikation und aktuelle Daten sind das A und O für reibungslose Zusammenarbeit. Alle Projektbeteiligten sollten auf sämtliche wichtigen Informationen zugreifen können – unverzüglich und standortunabhängig. Mit speziellen digitalen Tools steigern Sie Ihre Produktivität und optimieren Ihre Prozesse. Wie läuft z. B. bei Ihnen die Bearbeitung von Kundenanfragen? Kunden erwarten, dass ihre Anfragen so schnell wie möglich bearbeitet werden. (Hand aufs Herz: wir wünschen uns als Kunden genau dasselbe). Aber wie schaffen Sie das, wenn Sie und Ihr Team im Tagesgeschäft gerade alle Hände voll zu tun haben? Eine mögliche Lösung ist ein Chat-Bot. Dieser virtuelle Kollege reagiert schnell auf alle Anfragen. Die häufigsten Fragen werden gleich beantwortet. Komplexere Themen werden an die menschlichen Kollegen weitergeleitet. Damit sparen Sie eine Menge Zeit, die Sie auf wichtige Dinge im Tagesgeschäft verwenden können. Und Ihre Kunden freuen sich über den schnellen Service. 2. Kontakte sinnvoll und rechtskonform verwalten Erinnern Sie sich noch an die DSGVO? In der Pandemie scheint sie etwas in den Hintergrund gerückt zu sein. Die Regeln gelten aber nach wie vor und mittlerweile werden auch Strafen verhängt. Mit einer digitalen Adress- und Kontaktverwaltung haben Sie die gespeicherten Daten Ihrer Kunden und Interessenten stets in vollem Überblick. Datenbankauszüge und Löschungen nicht mehr speicherbarer Daten erfolgen auf Knopfdruck oder sind automatisiert möglich, vor allem aber sind sie rechtskonform. 3. Ihr Angebot erweitern Die Welt wird zunehmend digital. Überlegen Sie mal: Ist Ihr Geschäftsmodell in der heutigen Form auch in Zukunft noch relevant? Können Sie Ihr Angebot möglicherweise um digitale Leistungen oder Zusatzprodukte erweitern? Auch kleine Unternehmen können profitieren, wenn sie ihr Geschäftsmodell teilweise oder ganz umstellen. Digitalisierung passiert nicht von heute auf morgen, sie ist ein Prozess, der klein beginnt. Während der Pandemie sind zum Beispiel viele Einzelhändler kreativ geworden und haben Ihre Produkte per Video vorgestellt oder Kunden online beraten. Der Trend zum E-Commerce ist ungebrochen, ein Online-Shop somit eine gute Investition. 4. Effektiver zusammenarbeiten Unternehmensintern können Sie mittels Digitalisierung Ihren Projekt-Teams einen Vorteil verschaffen. Mit CRM-Lösungen und smarten Tools zur Zusammenarbeit kommen Sie endlich weg von Insellösungen und Datensilos. Teammitglieder wissen stets, wer gerade woran arbeitet und wie die nächsten Schritte aussehen. So erreichen Sie Transparenz und vermeiden doppelte Arbeit. Das bringt alle schneller ans Ziel und sorgt für mehr Mitarbeiterzufriedenheit. 5. Wissen schnell verbreiten Stichwort Wissenstransfer : nie war es einfacher als heute, wichtige Informationen für alle Beteiligten festzuhalten und zur Verfügung zu stellen. Und dabei ist es egal, ob Ihre Mitarbeiter im Büro oder im Home-Office sitzen. Channels, Videokonferenzen, Online-Vorträge – für jedes Thema gibt es ein passendes Medium. 6. Effektiver werben An digitaler Werbung geht heute kein Weg mehr vorbei. E-Mail-Marketing, Social Media oder Displaywerbung erfordern relativ geringen Aufwand, aber Sie können damit ein großes Publikum erreichen. Im Gegensatz zu Werbespots und Flyern können Sie Ihre digitale Werbung außerdem wesentlich zielgruppengerechter gestalten. Digitale Tools zur Datenerfassung & -analyse ermöglichen Ihnen ein besseres Verständnis der Interessen Ihrer Kunden. Damit können Sie Ihr Angebot noch gezielter zuschneiden. Das sind nur ein paar Beispiele für die Möglichkeiten der Digitalisierung in KMU. In die Zukunft investieren statt den Anschluss verlieren Wenn Sie Ihr Digitalisierungsprojekt starten möchten, kommen Sie möglicherweise für die KMU.DIGITAL-Förderung infrage. KMU.DIGITAL fördert die individuelle Beratung österreichischer Klein- und Mittelbetriebe (KMU). Zertifizierte Experten beraten Sie zu den Themen Geschäftsmodelle und Prozesse (inkl. Ressourcenoptimierung), E-Commerce und Online-Marketing, IT- und Cybersecurity sowie Digitale Verwaltung. Gefördert wird auch die Umsetzung Ihrer Digitalisierungsprojekte mit Hilfe von Neuinvestitionen. © https://www.digitalaustria.gv.at Sichern Sie sich Ihre Förderung gleich hier – das Projekt geht in Kürze in die nächste Runde! SOL4 IT-Consulting befasst sich seit 2001 mit der Digitalisierung von Marketing und Vertrieb. In knapp 300 Digitalisierungsprojekten haben wir unser Leistungs- und Produktportfolio geschärft: die optimalen Software-Tools in Kombination mit unserer bewährten Projektmethode führen zu schnell messbaren Erfolgen für unsere Kunden.www.sol4.at
Die besten Digitalisierungsprojekte für KMU
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SOL4 IT-Consulting GmbHposted an update28 March
Verwenden Sie Outlook oder Notes als zentrales Adressbuch für Kunden und Lieferanten? Das hat sich zwar bei vielen Unternehmen so eingebürgert, verbraucht aber definitiv viel zu viel Zeit und Ressourcen. Warum Kontaktdaten im CRM besser aufgehoben sind, erläutern wir im neuen Blogartikel. Seit mehr als 20 Jahren beraten und betreuen wir mittelständische Unternehmen in den Bereichen CRM und Groupware (Microsoft Outlook/Exchange/MS365, sowie auch HCL Notes/Domino). Wir kennen beide Welten und dami...

Kontakte: Ab ins CRM!

Outlook oder Notes als zentrales Adressbuch für Kunden und Lieferanten? – Geht gar nicht, meinen wir. Kontaktdaten gehören ins CRM! Seit mehr als 20 Jahren beraten und betreuen wir mittelständische Unternehmen in den Bereichen CRM und Groupware (Microsoft Outlook/Exchange/MS365, sowie auch HCL Notes/Domino). Wir kennen beide Welten und damit die Stärken der jeweiligen Systeme. Was kann das CRM besser? Groupware ist ausgerichtet auf die Bereiche E-Mail, Kalender und Aufgaben und darin liegt auch ihre Stärke. Die Kontaktverwaltung in Groupware hingegen ist auf den einzelnen User fokussiert. (HCL Notes hat daher auch den Begriff privates Adressbuch geprägt.) D.h. der Schwerpunkt liegt auf der nutzereigenen Kontaktverwaltung. Man kann anderen Groupware-Usern zwar Zugriff auf seine Kontakte gewähren, die Möglichkeiten der Rechtevergabe sind allerdings sehr eingeschränkt. Dazu später mehr. Was also kann ein CRM besser? Das wichtigste Argument ist: es spart ZEIT. Und davon eine ganze Menge Der vermeintliche Nachteil: Ein CRM ist eine separate Anwendung. Aber: Wenn ich 50 Personen transportieren möchte, nehme ich auch den Bus und nicht den E-Scooter.   Die Vorteile der Firmen- und Kontaktverwaltung mit einer CRM-Lösung: Das Arbeiten Unterhalten eines umfassenden Adressbuchs statt mehrerer „privater“, voneinander unabhängiger Adressbücher, d.h. Kontakte werden 1x für ALLE User gepflegt Abbildung Konzern/Firma/Ansprechpartner: - Änderungen in Firmendatensätzen (z. B. Anschrift) wirken sich auch auf Ansprechpartner aus - Verknüpfung von Ansprechpartnern (z. B. Vorgesetzer/Mitarbeiter) für die Darstellung von Hierarchien Assistenten für die Anlage von Firmen/Ansprechpartnern: - Visitenkartenscanner über die Handy-Kamera - Erstellen von Kontakten aus Texten (z. B. aus E-Mail-Signaturen oder Impressum) - Übernahme von Adressdaten aus Firmenverzeichnissen - Prüfung der Postanschrift - Vornamen-Datenbank, Ort/PLZ-Verzeichnis, Länderverzeichnis Darstellung von Firmen/Kontakten auf Landkarten, Umkreissuche Einfaches Versenden von Vcards Diverse Suchmechanismen: Volltextsuche, Feldsuche, Verknüpfungssuche Dublettenprüfung bei Eingabe oder Import - auch über den gesamten Datenbestand Möglichkeit, Kontakte zu deaktivieren (zusätzlich zur Löschung) Direkter Zugriff aus Outlook auf alle Kontakte Druckbare Berichte - z. B. DSGVO-Auskünfte, Stammdatenblatt Auswertung aller Kontakte durch integrierte Reportmöglichkeiten (Diagramme, Pivot-Tabellen) Journal–Protokollierung von Feld- und Verknüpfungsänderungen Umfangreiches Rechtemanagement in der CRM-Lösung CAS genesisWorld: - Funktionale Rechte (Erstellen, Bearbeiten, Löschen, Import/Export) - Rechtevergabe je Adressbucheintrag (automatisiert oder manuell) - Rechte auf Feldebene (Lesen/Bearbeiten) einstellbar - Im Gegensatz dazu sind Zugriffsrechte in Outlook nur je Adressbuch steuerbar (nicht je Datensatz und nicht auf Feldebene) Die flexible Benutzeroberfläche Maximale Flexibilität beim Masken- und Listendesign (Feldanzeige, Sortierung, Gruppierung, Filterung) Ein- und Ausblenden von Feldern Vorgabewerte/Pflichtfelder, Baumstrukturen, abhängige Felder Zentrale Steuerung von Auswahlfeldern Flexible Liste als zentrale Vorgabe und/oder individuell durch einzelne User zu erstellen Schnittstellen, Anbindungen an andere Systeme: Flexible Schnittstellen für die Anbindung anderer Adressdatenbanken (Navision, BMD, SAP, Axapta, ABAS, …) Uni- oder bidirektionaler Abgleich der eigenen Kontakte mit dem persönlichem Outlook-Adressbuch Uni- oder bidirektionaler Abgleich der eigenen Kontakte mit dem persönlichen Handyadressbuch Anbindung an viele bekannte Newsletter-Systeme FAZIT: Ein zentrales Adressbuch spart ALLEN Usern Zeit, steigert die Datenqualität erheblich und macht Auswertungen überhaupt erst möglich.www.sol4.at
Kontakte: Ab ins CRM!
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SOL4 IT-Consulting GmbHposted an update16 March
Warum funktionieren manche CRM-Systeme und andere nicht? Ein Grund dafür können mangelnde oder nicht funktionierende Schnittstellen sein. In diesem Beitrag beantworten wir die wichtigsten Fragen zur Anbindung von CRM-Systemen: Wie identifiziere ich Dateninseln, wie funktioniert die Anbindung ans CRM und welche Integrationen bringen überhaupt einen Nutzen? Mehr im sol4blog unter https://bit.ly/3MOC1R7

Ein CRM ist keine Insel

Brücken bauen mit Schnittstellen Warum funktionieren manche CRM-Systeme und andere nicht? Einer der Gründe sind mangelnde oder nicht funktionierende Schnittstellen. In diesem Beitrag beantowrten wir die wichtigsten Fragen zur Anbindung von CRM-Systemen. Wie funktioniert das und welche Integrationen bringen überhaupt einen Nutzen? In jedem Unternehmen gib es so genannte „Dateninseln“. Darunter verstehen wir Ansammlungen von geschäftlich relevanten Daten, die nur von einem System abgerufen werden können und/oder auf die nicht alle Mitarbeiter Zugriff haben (obwohl die Mitarbeiter einen Nutzen hätten). Dies betrifft typischerweise folgende Datentypen: Firmen / Ansprechpartner E-Mails Dokumente Bewegungsdaten (Umsätze, Zahlungen) Zeiterfassungen Reklamationen Verträge und weitere. Ein Großteil der Mitarbeiter würde vom Zugriff auf diese Daten profitieren. Wie bauen wir Brücken zwischen den Dateninseln? Zunächst gilt es, alle Datencontainer zu identifizieren. Das können z. B. sein: Mailboxen Excel-Listen Word-Dokumente Buchhaltungssysteme Newslettersysteme ERP CRM Danach gilt es zu bewerten ob im jeweiligen Datencontainer geschäftlich relevante Daten stecken, ob es zwischen diesem und anderen Containern eine Verbindung gibt und wer Zugriff auf den Container hat. Zugriff und Verbindung sind meist schnell geklärt. Die Identifizierung, sprich das Finden solcher Container, sowie die Bewertung der geschäftlichen Relevanz stellen die deutlich größere Herausforderung dar. Identifizieren wir nun einen Container mit relevanten Daten und stellen fest, dass keine Verbindung zu anderen Systemen besteht, müssen wir uns zunächst folgende Fragen stellen: Entsteht ein Mehrwert, wenn die Daten vernetzt werden? Entsteht ein Mehrwert, wenn weitere Personen Zugriff erhalten? Beispiele sind: Kontakte in Outlook-Postfächern, auf die außer dem Mailbox-Eigentümer niemand Zugriff hat Kontakte in Excel-Listen Zeiterfassungen ohne Bezug zu Vertriebsprojekten Newslettersysteme, die keine Verbindung zu einem CRM-System haben Buchhaltungssysteme, die nicht an das CRM angebunden sind Dateninseln werden sich nicht völlig ausmerzen lassen. Aber die Minimierung ist ein wichtiges Ziel. Und warum sind Dateninseln jetzt Zeitfresser? Die Daten, die wir brauchen, sind doch alle da, werden Sie vielleicht denken. Ja, stimmt. Aber wer kommt an die Daten heran und mit welchem Aufwand? Szenen wie diese kommen im Tagesgeschäft leider noch immer viel zu oft vor: Der Kunde erklärt, er habe das E-Mail doch letzte Woche an den Verkäufer gesendet. Leider ist der Verkäufer heute nicht im Haus. So muss man den Kunden bitten, das E-Mail nochmals zu senden. Wir würden gerne alle Interessenten zu einer Veranstaltung einladen. Statt auf Knopfdruck eine Liste abzurufen, müssen wir nun mit jedem Verkäufer einzeln über aktuelle Interessenten sprechen. Der Verkäufer würde vor seinem Kundenbesuch gern wissen, ob im aktuellen Kundenprojekt alles im grünen Bereich ist. Auch möchte er sehen, ob der Kunde im Zahlungsrückstand ist. Beides sieht er aber im CRM nicht. So muss er noch extra telefonieren bzw. E-Mails schreiben, um vom Projektleiter und Buchhalter eine Auskunft zu bekommen. Was diese beiden Mitarbeiter ebenfalls Zeit kostet. Genau hier können Sie Ihre Mitarbeiter entlasten: mit direktem, einfachen Zugriff auf relevante Daten. Das spart jedem einzelnen Zeit, die für wichtigere Dinge genutzt werden kann. Und gleich arbeitet es sich entspannter und zufriedener. Binden Sie Ihre Insellösungen an Ihr CRM-System an. Mit dem führenden CRM-System im DACH-Raum, CAS genesisWorld, erhalten Sie eine Vielzahl an Möglichkeiten im Bereich Schnittstellen. Zu vielen Systemen gibt es fertige Schnittstellen, die „out-of-the-box“ verwendet werden können bzw. nur mehr auf Ihre Bedürfnisse angepasst werden müssen.Und: Sie können fast jedes Drittsystem anbinden. Mit den flexiblen Modulen ERP Sync, Data Connect und OpenSync! Sie nutzen bereits CAS genesisWorld? Dann haben Sie schon die perfekte Basis. www.sol4.at
Ein CRM ist keine Insel

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