Polina Poluyko

- Operative Umsetzung und Abwicklung des Dokumentenflusses zwischen internen und externen Partnern (wie Auftragnehmer, Projektleitung, Zertifizierungsstelle, Claim Management) - Formale Prüfung von Dokumenten in Dokumentenmanagementsystem (thinkproject!) - Aufsetzen und Weiterentwicklung von Sharepoints in der frühen, dynamischen Entwicklungsphase von Projekten in enger Zusammenarbeit mit den Projektteams - Optimierung von Prozessen im Dokumentationsbereich während der Entwicklung von Offshore-Windparks

- Erstellung der projektspezifischen Enddokumentation für Fertigungsaufträge der Schaltschrankfertigung - Anlegen von neuen Dokumenten und Metadaten - Eintragung und Registrierung von Dokumenten in DOCUMENTUM-Datenbank - Erstellung von Transmittal-Sheets - Formale Prüfung (QS) von Dokumenten - Veranlassung und Nachverfolgung des Freigabe-Workflows nach Projektvorgaben - Unterstützung der Fachabteilungen bei der Dokumentationserstellung/-verwaltung

- Auspacken, Inventarisieren der neuen Geräte - Versand der Pakete über Logistikportal - Dokumentation des Projektes (Access, Excel) - Ggf. auch „Nachsorge“ des Projektes, will heißen: Kommunikation zu den Usern / Abgabe der Altgeräte / Einpflegen desselben im System / alte Geräte zurücksetzen (lassen)

- Erstellung der Bedienungsanleitungen und Elektropläne für die Produktionsanlagen mit dem Adobe FrameMaker und SolidWorks - Erstellung der Stücklisten mit Navision - Elektronische Ablage, Speicherung und Archivierung der Dokumentationen - Ausdrucken der Dokumentation und bestücken von Ordner - Korrekturlesen der von externen Dienstleister gefertigten englischen Übersetzungen

Erstellung und Versand der Transmittals-Aufträge für die technischen Dokumentationen mittels SharePoint-Anwendung

• Projektplanung, Erstellen und Durchführen von Produkttests • Dokumentationserstellung für die Zertifizierung nach Common Criteria (internationaler Standard zur Prüfung und Bewertung der Sicherheitseigenschaften von IT-Produkten) • Pflege der Betriebssystemhandbücher • Mitarbeit in DIN-Gremien bei der Erstellung von ISO-Standards

• Anlegen der Reparaturaufträge in firmeneigenen SAP-Modul • Prüfung der Reparaturaufträge • Ablegen und Soriteren der Unterlagen

• Anlegen der Bestellanforderungen in SAP • Vergabe der Benutzerfunktionen und Ablage der projektrelevanten Dokumentation im Firmeneigenen Kommunikationssystem AWARO • Bearbeitung der R&Is (Kopieren, scannen, drucken) • Bearbeitung von projektrelevanten technischen Dokumenten (übersetzen, Formatieren, Grafiken erstellen usw.)

 - Selbständige und eigenständige Koordination von mehrsprachigen Übersetzungsprojekten - Einholen von Angeboten und Vergabe von Aufträgen (Zusammenarbeit mit Übersetzungsagenturen) - Übersetzen und Korrekturen von Texten - Proaktive Abstimmung mit den Prozessbeteiligten intern und extern – inkl. Review- und Freigabe-Prozess  - Projektmanagement und Erstellung von Terminologie in ACROSS  - QA-Management und Dokumentation

• Verwaltung von Schriftwechsel, Erstellung von Besprechungsberichten, Organisation von internen und externen Besprechungen, Erstellen von Präsentationsunterlagen • Wiedervorlagen verwalten, Archivierung, Durchführen von Reisemeldungen und -Abrechnungen, • Organisation monatlicher Projektbesprechungen, • Unterstützung des Projektteams bei der Erstellung von Dokumenten und Korrespondenzen, z.B. Berichte, Protokolle usw., • Verwaltung und Archivierung der zumeist technischen Dokumentationen

• Organisation sowie Überwachung von Terminen und Geschäftsvorgängen • interner und externer Schriftverkehr bei minimaler Vorgabe • Unterstützung der Projektleiter in allen organisatorischen Belangen • ISO-konforme Organisation und Abwicklung der Projektablage sowie der technischen Dokumentation • Protokollführung bei Besprechungen • Planung und Durchführung logistischer Maßnahmen für Besprechungen

Auftragsspezifische Zusammenstellung und Produktion von Betriebsanleitungen für Maschinen und Anlagen und sonstigen Unterlagen (z. B. Ersatzteillisten) sowie Bereitstellung zum Versand und Archivierung im Dokumentenmanagementsystem SChema St4

- Wahrnehmung allgemeiner Sekretariatsaufgaben - Erstellung von monatlichen Berichten, Angeboten und Präsentationsunterlagen sowie Auswertungen/Analysen in deutscher und englischer Sprache - Aktive Unterstützung und Betreuung der Werbegemeinschaft - Bearbeitung und Verwaltung von Verträgen und Formularen - buchhalterische Aufgaben im Rahmen der Kontenabgleichung, Erstellung von Kostenaufstellungen und vorbereitende steuerrelevante Dokumentation

Mitarbeit im Testverlauf/Vorlageerstellung im Rahmen des BIBA- Projekts bei der Bundesagentur für Arbeit Erwerb des ISTQB Foundation Level Software Tester-Zertifikats

IT-Kauffrau (IHK)