Yvonne Wanek

• Allgemeine Aufgaben der Assistenz für die Leitung der Abteilung Städtebauliche Entwicklungsprojekte • Terminplanung & Organisation von Besprechungen, Protokollierung & selbständige Nachbereitung • Vollzug des Haushalts, Haushaltsplanung; Führen & Überwachung von Haushaltslisten • Erstellung der Beschlussvorlagen im DV-Verfahren (RSD) sowie Einholung der notwendigen Mitzeichnungen • allgemeine Büro- & Verwaltungstätigkeiten wie Erledigung des Post-, Verwaltungs- & Vorzimmerdienstes

Innere Organisation: • Fahrzeugeinsatzplanung • Besprechungsvorbereitung • allgemeines Beschaffungswesen • Postbearbeitung • Schreiben von Protokollen & Niederschriften nach Vorgabe oder Diktat • Unfallstatistiken & Auswertung Haushalt: • Buchungen & Rechnungserstellung • Haushaltsstellenüberwachung • Protokolle • Terminkoordination Angebots- & Preiseröffnungen Assistenz örtlicher Personalrat: • Koordinierung von Terminen • Sitzungsvorbereitungen • Postbearbeitung • Niederschrift von Sitzungen

• Kundenkorrespondenz • Angebotserstellung, Ausschreibungen • Auftragsannahme • Stammdatenpflege • Weiterleitung von Terminen an die Einsatzplanung • Reklamationsbearbeitung • Erstellen von Kundenrechnungen • Überwachung des Zahlungseinganges ggf. Zahlungserinnerungen • Prüfung und Bezahlung der Eingangsrechnung • Vorbereitende Buchführung • Zeiterfassung der Mitarbeiter für die Lohnbuchhaltung • Sofortmeldung neuer Mitarbeiter • Ausfüllen von Formularen für die Agenturen mittels Lexware

• Formelle Sachbearbeitung von der Anmeldung bis zur Erteilung von deutschen Patenten, Designs und Marken • Erstellung von Kostenrechnungen an Mandanten • Allgemeine Korrespondenz mit Mandanten

• Kreditsachbearbeitung von Bestandsdarlehen • Ablösung und Sondertilgung von Baufinanzierungen • Berechnung und Verbuchung von Aufhebungsentgelt • Schulung von Mitarbeitern in bestehende Prozesse • zusätzliche Freigabekomptenzen nach dem vier Augenprinzip • Administrative Tätigkeiten • Erstellung Reports • Korrespondenz mit Darlehensnehmer und Vertrieb

u.a. • Auftragsannahme, -erstellung, Qualifizierung & Nachverfolgung via Email, Fax & Telefon • Level Agreements mit Update im Ticketsystem & Kundeninformation • Dokumentation im Ticketsystem • Bearbeitung von Beschwerden & Eskalationen • Bearbeitung von Qualitätsreports & Ableitung von Maßnahmen • Erstellen von Prozessdokumentation • Einarbeitung & Training neuer Mitarbeiter