Administrative/r Mitarbeiter/in im Departementssekretariat mit HR-Aufgaben (60%)

Das Departement für Sport, Bewegung und Gesundheit der Universität Basel (DSBG) sucht ab 1. November 2025 oder nach Vereinbarung für das Departementssekretariat eine/n administrative/n Mitarbeiter/in.

Ihre Aufgaben

• Sie führen zusammen mit Ihrer Kollegin das Departementssekretariat und stellen die zeitliche Abdeckung sicher.
• Sie übernehmen die Funktion der dezentralen HR-Sachbearbeitung und sorgen für einen reibungslosen Ablauf sämtlicher HR-Prozesse am DSBG.
• In dieser Rolle sind Sie die administrative Schnittstelle zum zentralen HR der Universität sowie erste Ansprechperson für alle Mitarbeitenden am DSBG.
• Sie betreuen administrativ Eintritte, Vertragsmutationen, Lehraufträge, Honorar- und Stundenabrechnungen und unterstützen die Forschenden bei Stellenausschreibungen über unser Rekrutierungstool (eRecruiting).
• Sie erteilen Auskünfte zur Anwendung unseres Zeiterfassungssystems (TimeManagement) und pflegen die Rubriken «Mitarbeitende» und «Stellenausschreibungen Studierende» auf der DSBG-Homepage.
• Weitere Aufgaben umfassen die Administration von E-Mail-Accounts und Unicards, die Verwaltung und Kontrolle von Gebäudezutritten, die Datenbankpflege und die Schlüsselverwaltung.
• Im Bereich der Finanzadministration, allgemeinen Sekretariatsarbeiten und betrieblichen Organisation sowie bei Departementsveranstaltungen arbeiten Sie eng mit Ihrer Kollegin zusammen.
• Sie sind verantwortlich für das Erstellen und die regelmässige Aktualisierung von Prozessbeschreibungen in den Bereichen HR, Finanzen und Betrieb. Zudem erstellen und analysieren Sie Statistiken und leisten damit eine wertvolle Unterstützung für die Geschäftsführung bei Controllingaufgaben.

Ihr Profil

Sie verfügen über eine abgeschlossene kaufmännische Ausbildung. Idealerweise bringen Sie zudem Erfahrungen im HR- Bereich mit.
Als offene Persönlichkeit zeichnen Sie sich durch eine Dienstleistungsorientiere, selbständige, exakte und lösungsorientiere Arbeitsweise aus. Diskretion, Teamfähigkeit und Zuverlässigkeit sind für Sie selbstverständlich.
Sie bringen ein Flair für Zahlen und strukturiertes Denken mit und können Informationen anschaulich aufbereiten und darstellen. Stilsicheres Deutsch und sehr gute Englischkenntnisse runden Ihr Profil ab.

Wir bieten Ihnen

Eine selbständige und abwechslungsreiche Aufgabe in einem dynamischen Umfeld und motivierten Team. Es erwartet Sie eine sorgfältige Einarbeitung an einem attraktiven Arbeitsplatz. Unsere Anstellungs- und Gehaltsbedingungen richten sich nach den Personal- und Gehaltsreglementen der Universität Basel.