Thais Rodrigues

Verantwortung für Facility Management, Koordination externer Dienstleister sowie Verwaltung von Verträgen und Beschaffung. Bearbeitung von Rechnungen, Bestellungen und Kreditkartenausgaben zur Sicherstellung transparenter Kostenkontrolle. Zentrale Ansprechperson für operative Themen, Website-Pflege sowie Unterstützung von HR bei On- und Offboarding. Planung und Organisation von Geschäftsreisen und Firmenevents inklusive Budget-, Buchungs- und Logistikkoordination.

Steuerung von Auftragsabwicklung, Retouren und Bestandsmanagement mithilfe von ERP-Systemen. Koordination mit DHL und weiteren Logistikpartnern sowie Analyse von Liefer- und Bestandsdaten zur frühzeitigen Erkennung von Engpässen. Bearbeitung von After-Sales-Fällen, Betreuung von Filialkonten und kontinuierliche Optimierung operativer Prozesse. Erstellung eines Onboarding-Handbuchs zur Standardisierung von Abläufen und effizienteren Einarbeitung neuer Mitarbeitender.

Verantwortung für Facility Management, Beschaffung, Lieferantenmanagement sowie Budget- und Kostenkontrolle. Koordination von Bauprojekten für neue Standorte, Zusammenarbeit mit Ingenieurteams und Steuerung standortübergreifender Projekte. Einführung und Optimierung von ERP- und OKR-Prozessen zur Verbesserung von Transparenz, Zusammenarbeit und Zielverfolgung sowie Unterstützung der operativen Expansion des Unternehmens.

Unterstützung des CEOs bei operativen und administrativen Themen in einem schnell wachsenden Startup. Mitarbeit an der Vorbereitung der Investitionsrunde, Einführung des OKR-Systems sowie Koordination bereichsübergreifender Projekte. Unterstützung bei der Entwicklung von MVPs sowie Durchführung von Dokumentation, Compliance-Prüfungen und Datenvalidierung zur Sicherstellung eines strukturierten Due-Diligence-Prozesses.

Optimierung administrativer Abläufe durch den Einsatz von MS Office und Google Workspace sowie Einführung gemeinsamer Kommunikations- und Planungstools. Digitalisierung und Strukturierung von Dokumenten für einen schnelleren Informationszugriff und effizientere Arbeitsprozesse. Unterstützung der bereichsübergreifenden Zusammenarbeit durch standardisierte Prozesse, verbesserte Aufgabenverfolgung und eine zuverlässige Dokumentenorganisation.

Pflege und Analyse von Projektdaten sowie Erstellung halbjährlicher Monitoring-Berichte mit Excel unter Einsatz von Pivot-Tabellen, SVERWEIS und weiteren Funktionen. Strukturierung operativer und marktrelevanter Daten für interne Auswertungen sowie Unterstützung des Monitoring-Teams bei Dokumentation, Fortschrittsverfolgung und Koordination mehrerer parallel laufender Projekte zur Sicherstellung einer konsistenten Berichterstattung.