Ziya Malikbayli

- Administrative und organisatorische Unterstützung für Section Head und Team - Koordination von Meetings/Workshops inkl. Agenda, Einladungen und Protokollen - Erstellung und Formatierung von Korrespondenz, Briefings und Übersichten - Pflege von Trackern und Tabellen in AIPS, Oracle und Excel - Vorbereitung von Reise-/Missionsanträgen in AIPS, Abstimmung mit internen Services - Nachverfolgung offener Punkte und ordnungsgemäße Aktenführung

- Vertretung der Executive Assistant; enge Zusammenarbeit mit Direktor und Management - Screening, Routing und Nachverfolgung vertraulicher Unterlagen (IOMs, Korrespondenz) - Erstellung von Reports, Protokollen, Briefings und Entscheidungsvorlagen - Pflege des Divisions-Organigramms in Visio; Aktualisierung von Zuständigkeiten - Records Management gemäß IAEA-Standards; Aktenübernahmen und Ablage - Prozessverbesserungen mit AIPS/Excel; Meeting-Koordination und Follow-ups

- Erstellung von Übersichten, Pivot-Analysen und Grafiken zu Projekten/Budgets in Excel - Pflege von Kontakt-/Expertenlisten in Jarvis und Confluence; Aktualität sichergestellt - Organisation von EEF, EEDIM, Struga; Agenda, Sprecherkoordination, Unterlagen - Moderationsnotizen, Biografien und Präsentationen für Sitzungen vorbereitet - Technische Betreuung zahlreicher Zoom-Webinare; Teilnehmerlisten und Protokolle - Reiseplanung/DSA-Kalkulationen über Notilus; Kostenaufstellungen erstellt

- Unterstützung des Konsuls im Tagesgeschäft; amtliche Korrespondenz - Bearbeitung von Visa-, Pass- und Reisedokumenten; Übersetzungen/Beglaubigungen - Erstellung von Berichten, Statistiken und monatlichen Konsularmeldungen - Bürgerberatung, Terminkoordination und Auskunftserteilung - Zusammenarbeit mit österreichischen Behörden und Ministerien

- Gender-Diversity-Report Q2/2020 erstellt; Excel-Templates optimiert - Auswertungen aus Oracle-Reports gezogen; Daten bereinigt/konsolidiert - Übersichten zu P4-Posten im Sekretariat erstellt; Management-Briefings vorbereitet - Ad-hoc-Analysen und Tabellen für das Team geliefert

- End-to-end Recruiting unterstützt: Long-/Shortlists, Interviewpakete, Terminplanung - WebEx-Tests organisiert; Kommunikation mit Kandidat:innen und Board Members - Acceptance-/Non-Selection-Schreiben vorbereitet; SSA-Unterlagen erstellt - DHR Diversity Reports Q4/2019 & Q1/2020 mit Pivot-Tabellen und Grafiken - JPO-Datenbank 2006–2019 konsolidiert; LinkedIn-Postings und Auswahlberichte unterstützt

- Finanzkontrollen nach Vier-Augen-Prinzip bei CFS/Payments durchgeführt - Reconciliation- und ULO-Report unterstützt; Abweichungen geprüft - Payroll-Daten aufbereitet; Excel-Listen gepflegt und validiert - Zusammenarbeit mit Payroll- und Finanzabteilung; Prozesse dokumentiert

- Visa, Pässe, Reisedokumente, Übersetzungen und Beglaubigungen ausgestellt - Finanz- und Konsularberichte erstellt; Kassen-/Registerführung - Bürgerberatung, Terminvergabe und Schriftverkehr mit Behörden - Zusammenarbeit mit Konsul und Ministerien; sensible Fälle betreut - Aktenführung/Archiv; Einhaltung gesetzlicher Fristen und Vorgaben

- Website der Botschaft gepflegt und weiterentwickelt (CMS/Content) - Offizielle E-Mail- und Social-Media-Accounts administriert - IT-Support für Mitarbeitende; Fehleranalysen und Lösungen geliefert - Online-Inhalte erstellt/aktualisiert; technische Dokumentation geführt

- Kundenservice zu Konten, Karten, Krediten und Überweisungen - Unterstützung täglicher Filialabläufe; Dokumente geprüft und archiviert - Anfragen bearbeitet; einfache Vorgänge im System erfasst - Zusammenarbeit mit Vorgesetzten im Front- und Back-Office

- First-Level-Support für Hard-/Software, Peripherie und Netzwerke - Diagnose, Reparatur und Wartung von PCs, Laptops und Druckern - Installation/Konfiguration von Systemen; Tests und Übergaben dokumentiert - Kundenberatung vor Ort und telefonisch; Tickets nachverfolgt