Birgit Hohlfeld

Mit über 25 Jahren Erfahrung steuere ich komplexe nationale und internationale Event- und Kongressprojekte im Pharma-, Life-Science- und Corporate-Umfeld. Ich übernehme End-to-End Leadership sowie Teilprojektleitungen in strategischen Initiativen, verantworte Budget und Ergebnisse und führe crossfunktionale Teams. Wo Komplexität Struktur braucht, verbinde ich strategische Konzeption mit operativer Exzellenz, governance-orientierter Steuerung und aktivem Stakeholder-Management – für messbare Wirkung.

Verantwortete im Indikationsbereich Women’s Cancer nationale Kongresse, Sponsorings und interne Veranstaltungen in End-to-End-Verantwortung. Konzipierte und implementierte Event- und Kongressformate inkl. Messestand, Agenturbriefings, Kommunikations- und Ablaufplänen sowie klarer Projekt-Governance. Steuerte Stakeholder und Agenturen unter Compliance-Vorgaben und stellte eine effiziente, budget- und termintreue Umsetzung in enger Abstimmung mit Marketing, Medical und Sales sicher.

Leitete nationale Fachkongresse für AstraZeneca (Cardiovascular, Renal & Metabolic) in End-to-End-Verantwortung von der strategischen Konzeption bis zur Umsetzung inkl. Budgetsteuerung. Führte Projektteams sowie interne und externe Stakeholder. Entwickelte tragfähige Lösungskonzepte für komplexe Projektphasen und standardisierte sowie digitalisierte PM-Prozesse zur Effizienzsteigerung und Etablierung skalierbarer Kongress-Workflows.

Leitete eine deutschlandweite Peer-to-Peer-Roadshow im Indikationsbereich Epilepsie zur strategischen Positionierung bei erweiterten HCP-Zielgruppen. Definierte KPIs, Customer Touchpoints und Reporting-Strukturen und steuerte crossfunktional Marketing, Medical, Sales und Senior Management. Entwickelte skalierbare Multi-Location-Konzepte, verantwortete Budget- und Ressourcensteuerung sowie Agenturführung und sicherte eine strukturierte, wirkungsorientierte Implementierung.

Etablierte die Funktion Event Manager CVRM erstmals und implementierte Governance-, Prozess- und Steuerungsstrukturen. Verantwortete nationale Kongress- und Customer-Engagement-Formate von der strategischen Planung bis zur Implementierung. Führte interdisziplinäre Stakeholder-Strukturen (Marketing, Sales, Medical, Compliance, Einkauf) sowie Agenturen, Messebauer (u.a.) und standardisierte Workflows zur Effizienzsteigerung, Risikominimierung und Sicherstellung von Budget- und Kodexkonformität.

Leitete die unternehmensweite Jahrestagung inkl. strategischer Konzeption (Motto, Branding, Dramaturgie) sowie Budget- und Ablaufsteuerung und stärkte interne Ausrichtung und Leadership-Alignment. Steuerte Trainer, Regie-, Technik- und Mediendienstleister in enger Abstimmung mit der Geschäftsleitung. Konzipierte Kundenformate, verantwortete Vertragsmanagement und optimierte Eventprozesse. Unterstützte das Marketing (Rabies, TBE, HepB) auf Senior-Management-Ebene

Leitete nationale und europäische Kongresse im Bereich Respiratory inkl. Messestand-Konzeption, Customer-Journey-Programmen und Omnichannel-Integration. Implementierte die globale Markenstrategie im deutschen Markt und steuerte crossfunktionale Matrix-Teams. Etablierte KPI- und Performance-Tracking (inkl. AAR) zur ROI-Transparenz. Steuerte Content für Materialfreigaben via Veeva Vault, sicherte Compliance und unterstützte die Einführung digitaler eRep-Modelle.

Konzipierte und realisierte ein ausgezeichnetes, innovatives Mitarbeiterevent (BMS in Kooperation mit Pfizer) und führte die erste Meeting-App ein – mit messbarem Beitrag zur strategischen Marktpositionierung. Leitete nationale und internationale Kongresse, Trainings und Sponsoring-Formate; Budgetverantwortung bis 3 Mio. EUR. Implementierte ein CRM-gestütztes HCP- und Vertragsmanagement-Tool und sicherte effiziente, compliancekonforme Prozesse durch Beratung und Schulung interner Stakeholder.

Baute im Rahmen einer globalen Neuausrichtung eine strategische Event-Management-Struktur inkl. Governance für die Implant-Agentur Meetings & Events auf. Leitete nationale und internationale End-to-End-Projekte (Kongresse, Symposien, HCP-Events, Launch-Tagungen) sowie Teilprojekte in strategischen Initiativen mit Budgetverantwortung bis 4 Mio. EUR. Implementierte SOP-, SLA- und CRM-Strukturen zur Effizienz- und Compliance-Steigerung und übernahm eine beratende Rolle im EMEA Meeting Management.

Berufsbegleitende Weiterbildung zum Agile Coach, New Work Expert & Agile Project Manager Digital Transformation & New Work; Agile Project Manager inkl. Scrum Master; New Work Expert & Agile Change Manager: Design Thinking, Agile Organization; Digital Ethics & Sustainability

Persönlichkeitsentwicklung/Psychologie/Philosophie; Kommunikation/Soziale Kompetenz; Teamcoaching Gruppendynamik/Konfliktmanagement; Ansätze/Prinzipien; Methoden/Instrumente/Interventionen; Selbstfüh-rung/Positionierung/Business Etikette; Mitarbeiterführung/-förderung; Teamführung; Situatives Führen

Marketing-Kommunikation