Birgit Hohlfeld

Senior Event, Congress & Exhibition Management mit End-to-End-Verantwortung für nationale und internationale Kongress-, Messe-, Sponsoring- & Engagement-Programme. Project & Programme Leadership, crossfunktionale Stakeholder-Führung, Governance & Compliance, Budget- und Agentursteuerung sowie Operational & On-site Leadership. Aufbau und Weiterentwicklung von Event-Management-Funktionen, Operating Models, KPI- & Performance-Strukturen. Schwerpunkt: Pharma, Biotech & Life Sciences.

Projektbasiertes Mandat | Strategische und operative End-to-End-Verantwortung für nationale Kongress-, Messe-, Sponsoring- und Launch-Event-Programme in Oncology (Women’s Cancer), Projektportfolio >1 Mio. €. Neues Modell für interne Launch Events entwickelt und erfolgreich umgesetzt; von der Marketing-Direktorin öffentlich als Role Model gewürdigt. Datenschutzkonformes HCP-Teilnahmetracking für Symposien etabliert sowie Governance, Agenturen, Budgets, Compliance und On-site Delivery gesteuert.

Projekt-Mandat via Südwest-Presse| Übergeordnete Projektleitung für zwei nationale CVRM-Kongresse mit End-to-End-Verantwortung für Budget, Forecasting, Stakeholder- und Agentursteuerung. Kongressmanagement-Prozesse analysiert und optimiert, standardisierte Workflows sowie klare Governance- und Steuerungsstrukturen etabliert. Agentur-Projektleitungen fachlich begleitet und gecoacht, geeignete Projektmanagement-Tools evaluiert und einen kongressspezifischen Projektplan zur strukturierten Steuerung entwickelt.

Projektbasiertes Mandat | Strategische Entwicklung und operative Steuerung eines bundesweiten Peer-to-Peer-HCP-Engagement-Programms in der Neurologie. HCP-Bedarfsanalyse und Programmkonzept mit 25 geplanten Formaten in 14 Regionen entwickelt sowie skalierbare Rollout- und Steuerungsmodelle für ein Konzept >200.000 € erarbeitet. KPI-, Performance- und Reporting-Strukturen etabliert und crossfunktionale Entscheidungsfindung durch datenbasierte Analysen und Stakeholder Alignment unterstützt.

Projekt-Mandat | Strategische und operative End-to-End-Steuerung nationaler Kongress-, Messe-, Sponsoring- und Customer-Event-Programme im CVRM-Bereich. CVRM-Event-Management-Funktion etabliert und Governance-, Workflow- und Prozessstrukturen zur Stärkung von Transparenz, Planungssicherheit und operativer Steuerbarkeit eingeführt. Crossfunktionale Projektteams gesteuert sowie KPI-basierte Erfolgsmessung und Post-Congress-Evaluation mit HCP-Tracking, After Action Reviews und Stakeholder-Debriefs etabliert.

Projektbasiertes Mandat | Strategische Konzeption und End-to-End-Steuerung einer unternehmensweiten Jahrestagung mit 250.000 € Budget sowie Umsetzung externer HCP-Events. Crossfunktionale Zusammenarbeit und Alignment auf Managementebene durch strukturierte Projekt-, Meeting- und Agenda-Prozesse gestärkt. Kollaborative Planungstools und Projektworkflows eingeführt und durch detaillierte Produktions- und Regieplanung Planungssicherheit und operative Steuerbarkeit über alle Event-Workstreams hinweg erhöht.

Projektbasiertes Mandat | Strategische und operative Steuerung nationaler Kongress-, Messe- und Engagement-Programme sowie deutscher Aktivitäten im Rahmen europäischer Kongresse. Congress Customer Journeys und zielgruppenorientierte Engagement-Konzepte entwickelt und Live- und digitale Touchpoints verbunden. KPI-basierte Erfolgsmessung für Kongresse und Symposien sowie HCP-Teilnahmetracking etabliert und Performance Insights und HCP-Feedback zur kontinuierlichen Optimierung zukünftiger Programme genutzt.

Strategische und operative Steuerung nationaler und internationaler Event-, Kongress- und Meeting-Portfolios bis 3–4 Mio. € p.a., fachliche Führung und crossfunktionale Projektleitung. Globale Transformation lokal umgesetzt und In-house-Agenturmodell mit SLA-Governance etabliert. Event Management SOP entwickelt und implementiert sowie europäische Meeting- und Dienstleisterstrukturen weiterentwickelt. Events & Meetings mit 600+ Teilnehmenden; Teams bis 17. Entwicklung: Specialist → Manager → Business Partner

Baute im Rahmen einer globalen Neuausrichtung eine strategische Event-Management-Struktur inkl. Governance für die Implant-Agentur Meetings & Events auf. Leitete nationale und internationale End-to-End-Projekte (Kongresse, Symposien, HCP-Events, Launch-Tagungen) sowie Teilprojekte in strategischen Initiativen mit Budgetverantwortung bis 4 Mio. EUR. Implementierte SOP-, SLA- und CRM-Strukturen zur Effizienz- und Compliance-Steigerung und übernahm eine beratende Rolle im EMEA Meeting Management.

Berufsbegleitende Weiterbildung zum Agile Coach, New Work Expert & Agile Project Manager Digital Transformation & New Work; Agile Project Manager inkl. Scrum Master; New Work Expert & Agile Change Manager: Design Thinking, Agile Organization; Digital Ethics & Sustainability

Persönlichkeitsentwicklung/Psychologie/Philosophie; Kommunikation/Soziale Kompetenz; Teamcoaching Gruppendynamik/Konfliktmanagement; Ansätze/Prinzipien; Methoden/Instrumente/Interventionen; Selbstfüh-rung/Positionierung/Business Etikette; Mitarbeiterführung/-förderung; Teamführung; Situatives Führen

Marketing-Kommunikation